Як працюють знижки студентів, залежні від своєчасної оплати

Деякі навчальні центри надають студенту знижку лише тоді, коли оплата внесена вчасно. Типове правило просте: якщо студент не оплатив до 10 числа розрахункового періоду, знижка за цей період не застосовується.

В Intelligence Cloud це правило не повинно перетворюватися на ручну перевірку в таблицях. Система може оцінити дату оплати, оновити стандартне рішення щодо знижки в рядках занять і залишити рахунок студента пояснюваним.

Цей матеріал пояснює, як працює платна послуга знижок залежно від оплати, де налаштовується правило і що адміністратору варто перевірити перед використанням.

Яку проблему це вирішує

Без автоматичного правила адміністратор часто перевіряє кожного студента вручну:

• у кого є активна знижка;
• хто оплатив до встановленого дня;
• чи належить оплата поточному періоду, а не старому боргу;
• у яких рядках занять потрібно залишити знижку;
• чи потрібно перерахувати рахунок.

Це забирає час і легко призводить до помилок. Також це створює суперечки, бо студент може бачити знижку в одному місяці й втратити її в іншому без зрозумілого пояснення.

Правило знижки, залежної від оплати, дає школі стабільне автоматичне рішення, але не забирає можливість зробити контрольований виняток.

Що має бути активовано спочатку

Знижки залежно від оплати є додатковою послугою. Школа має придбати й активувати цю послугу, перш ніж правило з'явиться в налаштуванні знижки.

Таблиця активних послуг показує, які додаткові workflows увімкнені для школи. Якщо послуга знижок залежно від оплати не активна, школа може використовувати звичайні знижки студентів, але не правило з датою відсікання оплати.

Налаштуйте правило в самій знижці

Умова оплати належить самій знижці. Вона не налаштовується окремо для кожного призначення знижки студенту.

У формі знижки виберіть умову оплати й задайте день відсікання. Наприклад, день 10 означає, що система перевіряє, чи є у студента оплата за період не пізніше 10 дня цього періоду.

Так інтерфейс залишається простим. Адміністратор призначає знижку студенту як зазвичай, а саме правило знижки визначає, чи потрібна своєчасна оплата.

Призначте знижку студенту

Після налаштування правила призначте знижку студенту або групі звичайним способом. Призначення визначає, хто може отримувати знижку і з якої дати вона активна.

У призначенні студенту немає власного дня відсікання. Якщо кілька студентів використовують одну знижку, вони всі дотримуються того самого правила з налаштування знижки.

Базове правило

Перше підтримуване правило:

> Застосовувати знижку студента лише тоді, коли у студента є оплата, розподілена на той самий розрахунковий період не пізніше встановленого дня.

Приклад:

• розрахунковий період: червень 2026;
• день відсікання: 10;
• дата відсікання: 10 червня 2026;
• знижка студента: 10%;
• ціна заняття: 400 UAH.

Якщо оплата студента розподілена на червень 9 червня, знижка залишається доступною для червневих занять. Якщо перший розподіл на червень з'явився 11 червня, автоматичне рішення - не застосовувати знижку за червень.

Що вважається оплатою

Правило використовує розподіл оплати, а не просто факт створення платежу.

Оплата враховується, якщо:

• вона належить тому самому студенту;
• вона розподілена на розрахунковий період, який перевіряється;
• дата оплати не пізніше дати відсікання;
• сума розподілу додатна.

Це важливо, тому що платіж може закривати старий борг. Якщо студент оплатив 9 червня, але система розподілила цю суму на борг за травень, така оплата не повинна активувати червневу знижку.

Детальніше про фінансову модель дивіться в матеріалі як працює автоматичний розподіл оплат.

Що не враховується

Знижка не повинна активуватися через:

• оплату, розподілену на інший розрахунковий період;
• оплату після дати відсікання;
• платіж, який ще не розподілений;
• повернення коштів або від'ємний розподіл;
• коментар, що студент пообіцяв оплатити.

Правило має спиратися на фінансові записи, а не на неформальні нотатки.

Як система оновлює рядки занять

Рахунки студентів розраховуються з рядків занять. У кожному рядку відвідуваності є рішення Застосувати знижку. Логіка знижки, залежної від оплати, змінює стандартне значення цього рішення для розрахункового періоду.

Якщо правило каже, що знижку треба застосувати, автоматичні рядки занять залишають Застосувати знижку увімкненим.

Якщо правило каже, що знижку треба прибрати, автоматичні рядки занять отримують вимкнену знижку.

Після зміни цих рішень рахунок студента має бути перерахований, щоб нарахування, знижки та фінальний баланс залишалися узгодженими.

Ручні винятки

Правило автоматичне, але не абсолютне.

Адміністратор може вирішити залишити або прибрати знижку для конкретного заняття, навіть якщо автоматичне правило пропонує інше рішення. Наприклад, батьки можуть звернутися до школи, пояснити ситуацію, і адміністратор може вирішити залишити знижку для цього студента.

У такому випадку ручне рішення має пріоритет:

• система не повинна перезаписувати рядки занять, які адміністратор змінив вручну;
• перерахунок рахунку має зберігати ручні рішення;
• зміни оплат мають оновлювати лише ті рядки, які все ще керуються автоматичною політикою.

Коли правило перевіряється

Правило потрібно перевіряти у трьох ситуаціях:

1. Після дати відсікання для розрахункового періоду.
2. Коли створено або змінено розподіл оплати за цей період.
3. Коли розрахунковий період перераховується.

Це важливо для оплат, внесених заднім числом. Якщо адміністратор створив платіж пізніше, але дата оплати до або в день відсікання, система повинна мати можливість переоцінити автоматичне рішення.

Закриті періоди

Закриті розрахункові періоди мають залишатися стабільними.

Якщо період уже закритий, система не повинна непомітно переписувати рішення щодо знижок і підсумки рахунків. Виправлення в закритих періодах потребують контрольованого процесу корекції, а не фонового переписування історії.

Чекліст налаштування

Перед використанням таких знижок перевірте:

• послуга знижок залежно від своєчасної оплати придбана та активована для школи;
• у студента є активна знижка;
• умова знижки встановлена як оплата до дня періоду;
• задано день відсікання, наприклад 10;
• розподіл оплат працює для рахунків студентів;
• чернетки рахунків перераховуються після зміни рішень щодо знижок.

Діагностика

Чому знижку не застосовано?

Перевірте, чи є у студента розподіл оплати на той самий розрахунковий період не пізніше дати відсікання. Оплата старого боргу не активує знижку поточного періоду.

Чому знижка все одно застосована?

Перевірте, чи рядок заняття не був змінений адміністратором вручну. Ручні рішення зберігаються спеціально.

Чому оплата не змінила знижку?

Перевірте, чи платіж уже розподілений і чи період ще відкритий. Самого запису платежу недостатньо для цього правила.

Чи може часткова оплата активувати знижку?

Перша реалізація вважає будь-який додатний розподіл на поточний період до дати відсікання достатнім, щоб активувати автоматичну знижку. Якщо школі потрібна мінімальна сума оплати, це краще оформити як окреме майбутнє правило.

Пов'язані матеріали

• Як працює автоматичний розподіл оплат
• Як перевірити білінг перед запуском
• Рахунки та баланси студентів
• Знижки та ціни

Результат

Знижки, залежні від оплати, роблять білінг суворішим, але не ускладнюють щоденну роботу адміністратора.

Школа отримує стабільне правило: своєчасна оплата зберігає знижку, прострочена або відсутня оплата прибирає автоматичну знижку, а адміністратор може зробити контрольований виняток, якщо реальна ситуація цього потребує.