Як перевірити нарахування й оплати перед початком роботи

Почніть з одного учня й одного місяця, для яких вам відомі ціни, правила оплати пропусків, знижки й отримані платежі. Відкрийте Фінанси → Рахунки, виберіть місяць і рахунок учня.

Для пробної перевірки використовуйте демодані або окрему навчальну компанію. Публікація розкладу створює початкові нарахування за заняття. Відмітки відвідуваності й спосіб обліку можуть потім змінити ці суми. Статус рахунку Чернетка не означає, що нарахування не впливають на баланс. Надсилання рахунку — окрема дія: воно не реєструє платіж.

До введення цін та оплат перевірте валюту й часовий пояс у налаштуваннях компанії. Потім підготуйте й опублікуйте розклад.

1. Звірте учня, місяць і ціну за датою заняття

Приклад — жовтневий рахунок Ноа Брауна, група Англійська для дітей A, курс Англійська мова. Для курсу діє ціна 40 EUR за заняття з 1 вересня 2026 року.

Перевірте, що рахунок належить потрібному учню й місяцю, заняття — потрібній групі, а для кожної дати використовується чинна на той момент ціна. Відкрийте Програми та ціни → Курси та ціни, виберіть курс і відкрийте Вартість.

У звичайному оплачуваному занятті цього прикладу рядок показує 40 EUR до знижок і 31,50 EUR після знижки 8,50 EUR. Ціна заняття й кінцеве нарахування — різні суми.

2. Окремо перевірте відвідуваність і спосіб обліку

У жовтні в Ноа 18 занять. За 17 нараховано оплату, а заняття 22 жовтня позначене як пропуск без нарахування.

Натисніть Редагувати відвідування у рядку заняття в рахунку. Звірте два незалежні вибори:

• P / A фіксують присутність або відсутність;
• R — нарахувати оплату; E («Пробачена») — не нараховувати оплату.

Відсутність із R залишається оплачуваною. Відсутність із E не оплачується. Присутність також не забороняє безкоштовне заняття: суму визначає обраний спосіб обліку.

Якщо відповідні функції підключені, T позначає перенесений пропуск; нарахування залежить від стратегії перенесень компанії. Прапорець Застосувати знижку визначає участь заняття в розрахунку знижки. Перевірте ці налаштування разом із відвідуваністю.

Для варіанта E потрібна функція обліку поважних пропусків. Якщо ви змінили відмітку, збережіть відвідуваність, дочекайтеся перерахунку й повторно перевірте рядок рахунку. У цьому прикладі за заняття 22 жовтня нараховано 0 EUR. Докладніше — в інструкції з відвідуваності.

3. Звірте знижки й кінцеві нарахування

Відкрийте рядки занять і перевірте призначені учню знижки, дати їх дії та умови. Якщо знижка залежить від своєчасної оплати, звірте і дату платежу, і виконання умови.

У жовтневому прикладі:

• нарахування до знижок: 17 × 40 = 680 EUR;
• знижки: 17 × 8,50 = 144,50 EUR;
• кінцеві нарахування: 680 − 144,50 = 535,50 EUR.

Поле Нарахування показує 680 EUR до знижок. Використовуйте або цю суму й окремо віднімайте знижку, або вже кінцеві 535,50 EUR. Не віднімайте знижку двічі. Докладніше — в інструкції зі знижок.

4. Знайдіть джерело попереднього балансу й платежу

Додатний попередній баланс — це борг, який збільшує суму до сплати. Від'ємний — залишок на користь учня, який її зменшує. Відкрийте попередній рахунок того самого учня, щоб перевірити походження залишку.

У вересні кінцеві нарахування Ноа становили 409,50 EUR. Платіж 245,70 EUR від 17 вересня розподілений у вересневий рахунок. Залишився борг:

409,50 − 245,70 = 163,80 EUR.

Цей борг стає попереднім балансом жовтня. Не віднімайте вересневий платіж повторно від жовтневого рахунку: він уже врахований у перенесених 163,80 EUR.

Звірте учня, суму, валюту й дату в Фінанси → Платежі, потім перевірте розподіл у рахунку. Платіж в історії не зменшує кожен рахунок. На жовтневий рахунок Ноа платежі ще не розподілені, тому поле Отримані платежі показує 0 EUR. Докладніше — в інструкції з платежів.

5. Перевірте суму до сплати

Для цього прикладу без додаткових коригувань:

Попередній баланс + нарахування до знижок − знижки − отримані платежі = сума до сплати.

Жовтневий рахунок Ноа:

163,80 + 680 − 144,50 − 0 = 699,30 EUR.

Той самий розрахунок із кінцевими нарахуваннями:

163,80 + 535,50 − 0 = 699,30 EUR.

Порівняйте результат із сумою до сплати в програмі. Якщо в рахунку є коригування, врахуйте їх із зазначеними знаками.

6. Перевірте рахунок перед надсиланням

Звірте строк оплати, адресу учня й реквізити в PDF. Завантажте документ і переконайтеся, що його суми відповідають перевіреному рахунку.

Статус надсилання повідомляє лише, чи був рахунок надісланий. Надісланий рахунок може залишатися неоплаченим; школа реєструє отримані гроші окремо. Жовтневий рахунок Ноа вже Надіслано, але отримані платежі становлять 0 EUR.

Докладніше — у налаштуванні надсилання рахунків електронною поштою та інструкції з рахунків.

Перевірка завершена, коли ви можете пояснити ціну кожного заняття, безкоштовні заняття, знижки, попередній баланс, платежі й суму до сплати. Перенесення залишку між рахунками в цьому прикладі стосується вже наявних розрахунків у Intelligence Cloud; це не інструкція з перенесення балансу зі старої програми.