Як надсилати рахунки студентам email-повідомленням

Багато навчальних центрів уже рахують студентські рахунки в одному місці, але все ще надсилають їх вручну через email. Саме на цьому останньому кроці часто виникають дрібні помилки: прикріплено не той PDF, сума застаріла, дата оплати незрозуміла або реквізити відсутні.

В Intelligence Cloud відправлення рахунків побудоване навколо PDF-документа. Адміністратор перевіряє чернетку рахунка, надсилає її з профілю рахунка, а email містить короткий підсумок, дату оплати, суму, реквізити та прикріплений PDF.

Цей матеріал пояснює, що потрібно налаштувати перед відправленням і що перевірити після нього.

Яку проблему це вирішує

Без контрольованого процесу адміністратори часто вручну копіюють суми в повідомлення, окремо прикріплюють PDF або надсилають різні реквізити різним студентам.

Через це можуть виникати помилки:

• сума в листі не збігається з рахунком;
• дата оплати незрозуміла;
• реквізити відсутні або застарілі;
• команда не бачить, чи рахунок уже був надісланий;
• студент отримує повідомлення, яке не виглядає пов'язаним зі школою.

Відправлення рахунків з системи тримає ці дані разом із записом рахунка.

Спочатку налаштуйте дані компанії

Відкрийте Company settings і перевірте загальні налаштування рахунків. Профіль компанії визначає валюту, локальний формат дат, правило дати оплати та поле Payment details, яке використовується як стандартні реквізити компанії.

Перед відправленням перевірте ці поля:

• Currency: валюта, яка показується в сумі рахунка, email і PDF.
• Date format / locale: формат дат у рахунку та даті оплати.
• Invoice due day або Invoice due date rule: день, який стане датою оплати рахунка.
• Payment details: стандартний текст реквізитів компанії, якщо студенту не призначено окремий профіль.

Наприклад, якщо Invoice due day дорівнює 10, рахунок за червень 2026 може показати дату оплати 10 June 2026. Якщо правило змінили після створення чернеток рахунків, оновіть або перерахуйте ці рахунки перед відправленням.

Поле Payment details має містити текст, за яким студент реально може оплатити рахунок: банківський рахунок, IBAN, отримувача, призначення платежу або інші інструкції школи. Якщо студент має окремий профіль реквізитів, він замінює стандартні реквізити компанії. Цей сценарій описано в матеріалі профілі реквізитів оплати.

Налаштуйте шаблон email для рахунка

Шаблон email керує темою і текстом повідомлення, яке надсилається студенту разом із рахунком.

Заповніть поля шаблону свідомо:

• Subject: коротка тема, наприклад Invoice {invoiceNumber} for {period}.
• Message body: текст, який студент або батьки читають перед відкриттям PDF.
• Available placeholders: змінні, які система замінить даними рахунка.

У шаблоні можна використовувати змінні:

• {studentName};
• {invoiceNumber};
• {period};
• {dueDate};
• {amountDue};
• {currency};
• {companyName};
• {paymentDetails}.

Система замінює ці змінні даними рахунка під час відправлення. Логотип береться з Company settings і не потребує окремої змінної. Якщо логотип не завантажено, email і PDF можна відправити, але вони будуть без логотипа школи.

Додайте {paymentDetails} у ту частину листа, де студент очікує побачити реквізити. Якщо цієї змінної немає в тексті, реквізити можуть бути в PDF, але не з'являться в email.

Надішліть рахунок з профілю рахунка

Відкрийте рахунок студента і перевірте розрахунок перед відправленням. У профілі рахунка видно статус, суму до сплати, дії з документом та статус доставки.

Перед натисканням Send invoice перевірте:

• Student email: email студента або батьків заповнений правильно.
• Amount due: суму можна пояснити через заняття, знижки, оплати та попередній баланс.
• Due date: дата відповідає політиці оплати школи.
• Payment details: PDF-перегляд показує очікувані реквізити.

Коли адміністратор натискає Send invoice, Intelligence Cloud надсилає email на адресу студента і прикріплює PDF-рахунок.

Після успішного відправлення оновлюються Delivery status і Delivery history. Це допомагає команді бачити, яку версію вже надіслано, і не відправляти той самий рахунок повторно випадково.

Що отримує студент

Студент отримує email від імені школи з прикріпленим PDF-рахунком.

Текст листа має одразу пояснювати:

• який рахунок надіслано;
• за який період він сформований;
• коли потрібно оплатити;
• яку суму потрібно оплатити;
• які реквізити використати;
• що PDF-рахунок прикріплений до листа.

Що відбувається зі статусом рахунка

Відправлення рахунка не є тим самим, що фінальний розрахунок.

Чернетка рахунка може змінитися, якщо змінюються заняття, відвідуваність, знижки, платежі або попередній баланс. Відправлення фіксує, що поточна версія була доставлена студенту, але не забороняє майбутні корекції.

На практиці:

• Sent означає, що ця версія рахунка була доставлена студенту.
• Це не означає, що рахунок більше не можна змінювати.
• Якщо сума, дата оплати або реквізити змінилися пізніше, перевірте оновлений рахунок і надішліть його ще раз.

Це важливо для шкіл, які надсилають попередні рахунки до завершення місяця. Якщо рахунок змінився пізніше, адміністратор має перевірити його і за потреби надіслати оновлену версію.

Реквізити в email і PDF

Змінна {paymentDetails} використовує реквізити, які застосовуються до конкретного студента.

Система обирає текст у такому порядку:

1. Якщо студент має профіль реквізитів, використовується текст із цього профілю.
2. Якщо профілю немає, використовується Company settings -> Payment details.
3. Якщо не заповнено ні профіль, ні стандартні реквізити, секція реквізитів буде порожньою і це потрібно виправити перед відправленням.

Для простого сценарію достатньо стандартних реквізитів компанії. Якщо школа використовує різні рахунки або способи оплати для різних студентів, потрібні профілі реквізитів. Це описано в матеріалі профілі реквізитів оплати.

Чого це не вирішує

Email-відправлення рахунка надсилає PDF і фіксує спробу доставки, але це не те саме, що отримання оплати.

Система не гарантує, що студент прочитав лист, оплатив рахунок або правильно вказав призначення платежу. Оплати все одно потрібно записувати, розподіляти і звіряти з балансом студента. Якщо рахунок змінився після відправлення, адміністратор має перевірити оновлену версію і надіслати її ще раз, коли студенту потрібен новий PDF.

Чеклист перед відправленням

Перед відправленням рахунків перевірте:

• назва компанії та логотип правильні;
• Company settings -> Payment details заповнено;
• Invoice due day або Invoice due date rule відповідає політиці школи;
• Student email заповнено в записі студента;
• сума рахунка пояснювана;
• шаблон email містить {dueDate}, {amountDue} і {paymentDetails} там, де це потрібно;
• PDF відкривається і показує очікувані реквізити.

Типові питання

Чому реквізити не відображаються?

Спочатку перевірте реквізити компанії. Якщо школа використовує профілі реквізитів, перевірте також, який профіль призначений студенту.

Чому дата оплати не така, як очікувалося?

Перевірте правило дати оплати в налаштуваннях компанії. Після зміни правила наявні чернетки рахунків можуть потребувати оновлення або перерахунку.

Чому текст листа не змінився?

Перевірте, що шаблон email був збережений до відправлення. Якщо рахунок уже був надісланий до зміни шаблону, надішліть його ще раз, щоб студент отримав оновлений текст.

Пов'язані матеріали

• Як працюють профілі реквізитів оплати
• Програма для білінгу студентів у навчальних центрах
• Як перевірити білінг навчального центру до запуску
• Рахунки та баланси студентів

Результат

Email-відправлення рахунків поєднує рахунок студента, текст листа, реквізити та PDF-вкладення.

Адміністратору не потрібно вручну переносити дані рахунка в повідомлення, а студент отримує зрозумілий лист із сумою, датою оплати і реквізитами в одному місці.