Як працюють профілі реквізитів оплати

Різні студенти можуть отримувати різні платіжні інструкції без ручного редагування рахунків адміністратором.

Навчальний центр не завжди використовує одні й ті самі реквізити для всіх студентів. Одна група може платити на банківський рахунок, інший студент може використовувати іншого отримувача, а деякі школи розділяють платіжні інструкції за філією, країною, програмою або способом оплати.

Профілі реквізитів - це багаторазові записи для такого сценарію. Школа створює профілі платіжних інструкцій, призначає потрібний профіль студенту, а Intelligence Cloud використовує цей профіль під час формування email і PDF-рахунка.

Коли використовувати профілі реквізитів

Використовуйте профілі реквізитів, коли школі потрібно більше одного тексту платіжних інструкцій.

Типові приклади:

• локальні та міжнародні банківські рахунки;
• різні філії використовують різних отримувачів;
• окремі способи оплати, наприклад IBAN, PayPal або локальний переказ;
• студенти, яким потрібно показувати спеціальні платіжні інструкції;
• email-рахунки мають містити різні реквізити для різних студентів.

Якщо вся школа використовує один текст реквізитів, може бути достатньо стандартних реквізитів компанії.

Перевірте, що послуга активна

Профілі реквізитів є додатковою послугою. Якщо вона активна для школи, вкладка Payment details з'являється в Company settings, а адміністратори можуть створювати багаторазові профілі платіжних інструкцій.

Коли послуга не активна, школа все одно може використовувати стандартне поле Payment details на рівні компанії. Профільний сценарій стає доступним після активації послуги.

Створіть профілі реквізитів

Відкрийте Company settings і перейдіть на вкладку Payment details. Тут зберігаються багаторазові профілі платіжних інструкцій.

Кожен профіль має два важливі поля:

• Profile name: внутрішня назва, яку адміністратор легко впізнає, наприклад IBAN, PayPal, Berlin branch або International students.
• Payment details text: точний текст реквізитів, який потрібно вставляти в email і PDF-рахунки.

Наприклад, школа може створити профіль IBAN для банківського переказу і профіль PayPal для студентів, які мають оплачувати через PayPal.

Відредагуйте текст платіжних інструкцій

Текст реквізитів має бути написаний так, як його повинен побачити студент.

Залишайте текст практичним. Додайте тільки дані, потрібні для оплати рахунка.

Для банківського переказу текст може містити:

• Account holder: ...
• IBAN: ...
• BIC/SWIFT: ...
• Bank name: ...
• Payment reference: invoice number or student name

Для PayPal або локального переказу логіка така сама: вкажіть отримувача, призначення платежу і всі інструкції, потрібні студенту перед оплатою.

Призначте профіль студенту

Після створення профілів призначте потрібний профіль реквізитів студенту.

Використайте поле Payment details profile у профілі студента:

1. Відкрийте профіль студента.
2. Знайдіть Payment details profile.
3. Оберіть потрібний профіль, наприклад IBAN або PayPal.
4. Збережіть профіль студента.

Це призначення повідомляє процесу рахунків, які реквізити треба використовувати для цього студента. Адміністратору не потрібно щоразу вибирати реквізити під час відправлення рахунка.

Як PDF-рахунок використовує профіль

Коли студент має профіль реквізитів, PDF-рахунок показує платіжні інструкції з цього профілю в секції payment details.

Якщо студент не має профілю, система використовує стандартні реквізити компанії.

Якщо профіль змінили після того, як PDF уже був сформований, оновіть або перегенеруйте документ перед відправленням. Студент має отримати PDF, який відповідає поточному профілю студента.

Як email використовує профіль

Ті самі реквізити вставляються в email-рахунок, коли шаблон містить {paymentDetails}.

Так email і PDF залишаються узгодженими. Студент бачить однакові платіжні інструкції в обох місцях.

Це залежить від шаблону email. Якщо в шаблоні немає {paymentDetails}, профіль студента може бути налаштований правильно, але реквізити не з'являться в тексті листа. Налаштування шаблону описане в матеріалі як надсилати рахунки студентам email.

Які реквізити використовуються?

Реквізити для рахунка визначаються в такому порядку:

1. Якщо студент має призначений профіль реквізитів із заповненим текстом, використовується цей профіль.
2. Якщо профіль не призначений, використовуються стандартні реквізити компанії.
3. Якщо не заповнено ні профіль, ні стандартні реквізити, секція реквізитів буде порожньою і це потрібно виправити перед відправленням рахунків.

Це дозволяє простим школам залишатися на простому сценарії, але підтримує складніші платіжні налаштування.

Навіть якщо більшість студентів використовує окремі профілі реквізитів, стандартні реквізити компанії все одно варто заповнити. Вони покривають прості випадки і студентів, яким профіль ще не призначили.

Що перевірити адміністратору

Перед використанням профілів перевірте:

• послуга Payment details profiles активна для школи;
• Company settings -> Payment details заповнено;
• кожен Payment details profile -> Payment details text містить зрозумілі платіжні інструкції;
• студенти, яким потрібні спеціальні інструкції, мають вибране поле Student profile -> Payment details profile;
• шаблон email містить {paymentDetails};
• PDF показує очікувані реквізити перед відправленням.

Типові питання

Чому рахунок показує стандартні реквізити компанії?

Можливо, студенту не призначено профіль реквізитів або призначений профіль не містить тексту реквізитів.

Чому реквізити відсутні в email?

Перевірте, що шаблон email містить {paymentDetails} і що заповнено або профіль студента, або стандартні реквізити компанії.

Чи можна використовувати один профіль для багатьох студентів?

Так. Профіль багаторазовий. Якщо багато студентів мають отримувати однакові платіжні інструкції, призначте їм один і той самий профіль.

Чи змінюють профілі реквізитів суму рахунка?

Ні. Профілі реквізитів керують тільки платіжними інструкціями. Вони не змінюють нарахування за заняття, знижки, платежі або баланс.

Пов'язані матеріали

• Як надсилати рахунки студентам email
• Як працює автоматичний розподіл оплат
• Рахунки та баланси студентів

Результат

Профілі реквізитів дозволяють школі надсилати правильні платіжні інструкції без ручного редагування рахунків.

Адміністратор один раз налаштовує багаторазові профілі, призначає їх студентам, а email і PDF-рахунок автоматично використовують потрібні реквізити.