Система автоматично застосовує оплати студентів до правильних рахунків і балансів
Коли оплата студента не дорівнює рівно одному рахунку, Intelligence Cloud автоматично розподіляє суму між відкритими періодами білінгу, щоб старий борг, поточні рахунки, переплати та залишки були зрозумілими.
Як розподіл оплати впливає на баланс студента
Оплата - це не просто отримана сума. У білінгу за уроками одна оплата може закривати старіший рахунок, зменшувати поточний період або створювати переплату. Такий процес часто називають payment allocation: система розподіляє отриману оплату між рахунками або періодами білінгу й зберігає цей контекст.
Коли використовувати цей workflow
Використовуйте цей workflow, коли оплата не відповідає одному рахунку або студент платить після того, як уже існує кілька періодів білінгу.
Чому в Alex все ще 308 EUR до сплати після оплати 520 EUR?
Тому що 216 EUR із травневої оплати використано для закриття квітневого рахунку, а 304 EUR зменшили травневий рахунок. Сума травневого рахунку після знижки становить 612 EUR, тому 612 - 304 залишає 308 EUR до сплати.
Приклад workflow від отриманої оплати до балансу рахунку
Приклад побудований навколо Alex Stone. У студента є неоплачений залишок за квітень і новий рахунок за травень. Коли Alex платить 520 EUR у травні, система автоматично використовує частину цієї оплати для закриття квітня, а решту застосовує до травня.
Почніть з історії оплат
У Alex Stone є дві зафіксовані оплати: 324 EUR 05 квітня і 520 EUR 13 травня. Разом вони пояснюють загальну суму оплат 844 EUR у списку рахунків.
- Оплата 1: 324 EUR 05 квітня
- Оплата 2: 520 EUR 13 травня
- Загалом отримано від Alex: 844 EUR
Розподіліть одну оплату між періодами білінгу
Оплата 520 EUR застосовується до двох періодів білінгу. Intelligence Cloud зберігає деталі розподілу, а не залишає адміністратору лише загальну суму платежу.
- 216 EUR розподілено на квітневий період.
- 304 EUR розподілено на травневий період.
- Сума розподілу дорівнює збереженій оплаті: 216 + 304 = 520 EUR.
Оплата 13 травня = 520 EUR Розподілено на квітень = 216 EUR Розподілено на травень = 304 EUR 216 + 304 = 520 EUR
Перевірте список рахунків після розподілу
Список рахунків показує результат за кожним періодом. Квітень повністю закритий, тому що рахунок після знижки дорівнює оплатам, розподіленим на квітень. Травень залишається частково неоплаченим, тому що оплачена лише частина поточного рахунку.
Квітневий рахунок після знижки: 600 - 60 = 540 EUR Оплати за квітень: 324 + 216 = 540 EUR Кінцевий баланс квітня: 0 EUR Травневий рахунок після знижки: 680 - 68 = 612 EUR Оплати за травень: 304 EUR Кінцевий баланс травня: 612 - 304 = 308 EUR до сплати
Розподіл оплат робить баланси перевірюваними
Без історії розподілу школа може знати, що гроші отримано, але не мати швидкої відповіді, який саме рахунок або період вони покрили. Розподіл пов'язує оплату з періодами білінгу, рахунками та фінальним балансом студента.
Кінцевий баланс = сума рахунку після знижок - оплати, розподілені на цей період, з урахуванням попередніх балансів і корекцій, якщо вони існують.
Нотатки щодо логіки оплат
Ці нотатки пояснюють, чому розподіл оплат важливий для рахунків, балансів і звітів.
Що змінюється після розподілу оплати
Після розподілу кожен період білінгу отримує свою суму оплат. Попередній рахунок може стати повністю оплаченим, а поточний рахунок усе ще показує точний залишок до сплати.
- Квітневий рахунок отримує достатньо розподілених оплат, щоб закрити період.
- Травневий рахунок отримує тільки ту частину оплати, яка залишилася для травня.
- Список рахунків показує суми оплат і кінцеві баланси за періодами.
Як пояснити старий залишок через історію оплат
Коли у студента все ще є сума до сплати, адміністратор може відкрити історію оплат замість здогадок. Баланс можна простежити до неоплачених уроків, часткових оплат, попередніх періодів або корекцій переплати.
- Закриті періоди мають показувати нульовий баланс, коли розподілені оплати їх покривають.
- Відкриті періоди мають показувати залишок до сплати після розподілу.
- Звіти можуть використовувати ті самі факти отриманих оплат і залишків.
До і після розподілу оплати
Без розподілу школа бачить тільки, що отримано 520 EUR і що існує кілька рахунків. З розподілом зрозуміло, яка частина закрила квітень, яка частина зменшила травень і чому залишок за рахунком досі становить 308 EUR.
- До розподілу: одна сума оплати, кілька рахунків і незрозумілий залишок.
- Після розподілу: кожен період рахунку показує, яка частина оплати застосована.
- Баланс студента легше пояснити студенту, батькам або адміністратору.