Пояснюйте кожен рахунок студента через заняття, знижки та баланс
Рахунки студентів в Intelligence Cloud розраховуються з операційної історії навчального центру: підтверджених занять, відвідуваності, цін курсів, знижок, оплат і попередніх балансів. У цьому гайді ми йдемо за прикладом Alex Stone і показуємо, чому рахунок містить 136.00 EUR до сплати.
Як розраховується сума рахунку
Рахунок не є сумою, введеною вручну. Він поєднує попередній баланс студента з поточними нарахуваннями за заняття, застосовує знижки, віднімає отримані оплати та залишає видимими деталі на рівні занять. Рішення по відвідуваності пояснюють, чому деякі заплановані заняття були нараховані, виключені, знижені або скориговані до генерації рахунку. Для мовних шкіл, репетиторських центрів та інших навчальних бізнесів із заняттями це спрощує перевірку білінгу перед відправкою рахунку.
Коли використовувати цей процес
Використовуйте процес рахунків, коли школі потрібно перевірити місячні нарахування, пояснити баланс або підготувати зрозумілий рахунок для студента чи батьків.
Приклад процесу від списку рахунків до суми до сплати
Приклад іде за Alex Stone. Рахунок починається з попередньої несплаченої суми, додає червневі нарахування за заняття, застосовує сімейну знижку та показує фінальну суму до сплати.
Знайдіть студента з несплаченим балансом
Список рахунків дає адміністратору місячний огляд по студентах. У цьому прикладі Alex Stone має попередній баланс -28.00 EUR, 120.00 EUR поточних нарахувань, 12.00 EUR знижок, 0 оплат і фінальний баланс -136.00 EUR.
- Використовуйте список, щоб порівнювати нарахування, знижки, оплати та фінальні баланси.
- Негативний фінальний баланс показує несплачену суму, яку студент ще має сплатити.
- Відкрийте рахунок, якщо баланс потрібно пояснити.
Прочитайте підсумок рахунку перед деталями занять
Профіль рахунку спочатку показує загальний розрахунок. Alex мав 28.00 EUR попередньої несплаченої суми, 120.00 EUR нових нарахувань за заняття, 12.00 EUR знижки та 0 оплат за період.
Попередня несплачена сума 28.00 EUR + поточні нарахування 120.00 EUR - знижки 12.00 EUR - оплати 0.00 EUR = до сплати 136.00 EUR
Простежте кожне нарахування до заняття
Рядки занять пояснюють, звідки взялися 120.00 EUR нарахувань. Кожен рядок рахунку має вести до дати заняття, результату відвідуваності, billing decision, знижки та суми, які створили нарахування. Курс English Kids A має ціну 40.00 EUR за заняття. Три відвідані заняття нараховані по 36.00 EUR після сімейної знижки 10%, а пропущене поважне заняття є безкоштовним.
- Відвідане заняття: базова ціна 40.00 EUR зі знижкою 10% стає 36.00 EUR.
- Пропущене поважне заняття: безкоштовне і не збільшує рахунок.
- Рахунок тримає разом відвідуваність, результат білінгу, знижку та суму.
Передайте зрозумілий PDF-рахунок
PDF показує той самий розрахунок поза адмін-панеллю. Студент або батьки бачать отримувача, період рахунку, початковий баланс, нарахування, знижку в нарахуваннях, оплачену суму, суму до сплати та деталі занять.
- Використовуйте PDF, коли хтось питає, чому потрібно сплатити саме цю суму.
- Документ має показувати і підсумки, і деталі занять.
- PDF можна переглянути без доступу до адмін-системи.
Перевірте той самий рахунок на мобільному
Мобільний вигляд рахунку зберігає ту саму історію для щоденної роботи: підсумок рахунку, борг до сплати, блок курсу, знижку, підсумок занять і окремі рядки занять.
- Мобільний підсумок показує нарахування, знижки, оплати та борг до сплати.
- Мобільні рядки занять залишають видимими статус і результат білінгу.
- Той самий рахунок можна перевірити без ручного відновлення чисел у таблиці.
Перегляньте рядки занять, коли сумі потрібне пояснення
Мобільний деталізований вигляд показує те саме пояснення на рівні занять: оплачені відвідані заняття, безкоштовне пропущене заняття, мітки знижок і фінальну суму по кожному рядку.
Рахунок студента має бути пояснюваним, а не вгаданим
Фінальний баланс рахунку формується з вихідних записів. Якщо число виглядає неочікувано, адміністратор має простежити його до попереднього балансу, занять, відвідуваності, знижок, оплат і корекцій.
Не відправляйте рахунки, доки не перевірені рядки занять, відвідуваність, знижки, оплати та попередній баланс.
Як працює розрахунок рахунку
Ці нотатки пояснюють, як рахунок пов'язує історію занять, знижки, оплати та баланс.
Ключові терміни рахунку
Використовуйте ці терміни, коли перевіряєте рахунок зі студентом, батьками або адміністратором. Вони відділяють поточний розрахунок занять від ширшої фінансової історії студента.
- Попередній баланс: несплачена сума або переплата з попередніх періодів.
- Нарахування за заняття: суми, створені з оплачуваних занять у періоді рахунку.
- Знижки: зменшення, застосовані правилами або вручну до фінальної суми.
- Оплати: гроші, які вже отримані та зараховані на баланс студента.
- Сума до сплати: фінальна несплачена сума після попереднього балансу, нарахувань, знижок і оплат.
Попередній баланс змінює суму до сплати
Студент може почати місяць із боргом або переплатою з попереднього періоду. Цей баланс є частиною нового рахунку, навіть якщо поточні нарахування за заняття зрозумілі.
- Alex починає червень із 28.00 EUR попереднього боргу.
- Поточний блок курсу додає 108.00 EUR після знижки.
- Сума до сплати стає 136.00 EUR, бо оплат за період не було.
Знижки зменшують нарахування, але мають залишатися видимими
Знижка не повинна ховати початкову ціну заняття. Рахунок має показувати базове нарахування, суму знижки та фінальну вартість заняття, щоб розрахунок можна було перевірити пізніше.
- English Kids A має ціну 40.00 EUR за заняття.
- Сімейна знижка 10% зменшує оплачене заняття до 36.00 EUR.
- Підсумок рахунку залишає видимими і суму знижки, і фінальне нарахування.
Відвідуваність пояснює, чому деякі заняття безкоштовні
Пропущене заняття може мати різний фінансовий результат залежно від відвідуваності та billing treatment. Якщо статус видно в рахунку, менше суперечок про те, чому заняття нараховане або виключене.
- Відвідані заняття оплачені та мають знижку.
- Пропущене поважне заняття є безкоштовним.
- Рядок рахунку тримає результат відвідуваності поруч із підсумком білінгу.
Оплати та рахунки мають залишатися пов'язаними
Оплати можуть змінювати фінальний баланс, не змінюючи початкові нарахування за заняття. Рахунок має показувати суму оплати окремо від нарахувань і знижок.
- Для Alex за період не було отримано оплат.
- Якщо оплату буде внесено пізніше, баланс зміниться, але історія занять залишиться простежуваною.
- Розподіл оплат детально описується в процесі Payments & balances.