Перейти до вмісту
Intelligence CloudПочати
Увійти
Огляд процесу

Фіксуйте відвідуваність так, щоб рахунки були зрозумілими

У багатьох школах відвідуваність ведеться окремо від білінгу, і це створює ручні коригування, суперечки щодо пропусків та незрозумілі підсумки рахунків. Intelligence Cloud з'єднує відвідуваність і рішення для білінгу з самого початку.

Модальне вікно відвідуваності зі статусом студента, правилом білінгу, нотатками і збереженням відвідуваності
Починайте із затвердженого заняття в розкладі.
Відмічайте кожного студента, поки контекст заняття ще зрозумілий.
Обирайте правило білінгу до генерації рядків рахунку.
Коротко

Як відвідуваність з'єднує заняття з рахунками

В Intelligence Cloud відвідуваність фіксується всередині контексту заняття. Заплановане заняття дає курс, викладача, групу, список студентів, дату і час; відмітка відвідуваності фіксує результат студента і правило білінгу. Це допомагає мовним школам, репетиторським центрам та іншим освітнім центрам пояснити, чому заняття було оплачене, безкоштовне, зі знижкою або виключене з білінгу. Ті самі підтверджені дані відвідуваності можуть підтримувати розрахунок виплат викладачам, коли правила виплат залежать від проведених або підтверджених занять.

Коли використовувати цей процес

Використовуйте процес відвідуваності, коли результат заняття має бути зрозумілим до білінгу, звітності або закриття місяця.

Відмітити, хто був присутній і хто пропустив завершене заняття.
Зафіксувати, чи відсутність має оплачуватися як звичайна або бути звільненою від оплати.
Перевірити відсутні відмітки до генерації рахунків.
Пояснити, чому рядок у рахунку студента оплачений, безкоштовний або зі знижкою.
Зберегти історію відвідуваності для звітів і перегляду виплат викладачам, якщо це увімкнено.

Приклад процесу від відмітки відвідуваності до результату в рахунку

Використовуйте це як базовий сценарій білінгу на основі відвідуваності. Складніші правила відвідуваності можна окремо описати в статтях Product logic.

Крок 1

Перегляньте відвідуваність за навчальний тиждень

Журнал відвідуваності показує студентів, дати занять, час занять і швидкі контролі статусів в одному тижневому вигляді. Адміністратори можуть бачити, які записи вже відмічені, а які заняття потребують уваги до початку білінгу.

  • Використовуйте журнал, щоб переглядати відвідуваність за студентом і датою заняття.
  • Швидкі контролі допомагають відмічати типові результати: присутній або відсутній.
  • Відсутні або неочікувані відмітки можна знайти до генерації рахунків.
Тижневий журнал відвідуваності зі студентами, датами занять, контролями статусів і відсутніми відмітками
Крок 2

Відмічайте відвідуваність у контексті заняття

Відкрийте заняття, щоб відмітити результат кожного студента, поки курс, викладач, час заняття і список студентів ще перед очима. На цьому ж екрані базове правило білінгу поруч зі статусом, тому рішення щодо відсутності не треба відновлювати з нотаток пізніше.

  • Status фіксує, чи студент був присутній або відсутній.
  • Billing treatment у формі відповідає за правило білінгу: заняття має оплачуватися як звичайне чи бути звільненим від оплати.
  • Нотатки зберігають пояснення поруч із записом студента.
Модальне вікно відвідуваності зі статусом студента, правилом білінгу, нотатками і збереженням відвідуваності
Крок 3

Визначте правило білінгу до генерації рахунку

Важливе рішення полягає не лише в тому, чи студент пропустив заняття. Школі також потрібно знати, чи це пропущене заняття має створити нарахування, бути безкоштовним або оброблятися іншим увімкненим процесом. Якщо це зафіксувати до генерації рахунку, рахунок легше пояснити.

  • Звичайне правило може залишити заняття оплачуваним.
  • Звільнене від оплати правило може зробити пропущене заняття безкоштовним.
  • Деякі школи можуть увімкнути додаткові варіанти обробки, але базовий сценарій працює без них.
Крок 4

Перевірте, як відвідуваність змінила результат рахунку

Рахунок зберігає зв'язок між заняттям, результатом відвідуваності, правилом білінгу і фінальною сумою видимим у рядках занять. У цьому прикладі відвідані заняття оплачуються, а відсутнє excused заняття є безкоштовним і має fee 0.00 EUR.

Attended lesson -> Paid -> lesson fee included
Absent excused lesson -> Free -> 0.00 EUR
Invoice total = payable lesson fees - discounts + previous balance and other adjustments
Секція рахунку студента зі статусами attended і absent, підсумком білінгу, знижками і final charges
Крок 5

Використовуйте мобільну відвідуваність у щоденній роботі

Адміністратори можуть працювати з денного мобільного вигляду, коли потрібно оновити відвідуваність протягом дня. Мобільні картки тримають час заняття, курс, студента, статус і правило білінгу поруч із дією, але оновлення все одно спираються на затверджений розклад і правила білінгу.

  • Використовуйте мобільний вигляд, коли відвідуваність оновлюють не за робочим столом.
  • Статус і правило білінгу залишаються прив'язаними до того самого запису заняття.
  • Щоденні оновлення зменшують потребу відновлювати місяць із чатів або паперових нотаток.
Мобільний список відвідуваності з картками занять, іменами студентів, контролями статусу і правилом білінгу

Чому відвідуваність потрібно фіксувати до білінгу

Відвідуваність перетворює затверджене заняття з розкладу на факт, готовий для білінгу. Якщо результат відвідуваності відсутній або нечіткий, рядки рахунків, баланси, звіти і перегляд виплат важче пояснити.

Scheduled lesson -> attendance result -> billing treatment -> invoice row
Present + regular treatment -> paid lesson line
Absent + excused treatment -> free lesson line
Confirmed attendance can support teacher payout review when payouts are enabled
Головне правило

Не відкладайте рішення про оплату пропущених занять до кінця місяця. Фіксуйте результат відвідуваності, поки контекст заняття ще свіжий.

Як працює логіка відвідуваності

Ці нотатки пояснюють, чому відвідуваність є вхідними даними для білінгу, а не лише списком для аудиторії.

Типові результати відвідуваності

Гайд не описує всі розширені правила відвідуваності, але базові результати пояснюють, з чого починається більшість рішень для білінгу занять.

  • Present / regular: заняття враховується і може бути оплачуваним.
  • Absent / excused: заняття може бути виключене з оплати.
  • Absent / chargeable: заняття може оплачуватися, навіть якщо студент не був присутній.
  • Інші варіанти обробки можуть з'являтися лише тоді, коли відповідний процес увімкнено.

Статус відвідуваності і правило білінгу - це різні рішення

Студент може бути відсутнім, але фінансовий результат все одно залежить від правила білінгу, яке обрала школа. Коли ці рішення видно окремо, рядки рахунку легше пояснити.

  • Status відповідає на питання: студент був присутній чи відсутній?
  • Billing treatment відповідає на питання: це заняття має бути оплачене чи звільнене від оплати?
  • Рахунок може показати paid або free lesson line замість приховування причини.

Відсутня відвідуваність створює ризик для білінгу

Якщо відвідуваність не відмічена до підготовки рахунків, адміністраторам доводиться відновлювати результат заняття з чатів, повідомлень викладачів або пам'яті. Журнал допомагає знайти відсутні відмітки раніше.

  • Перегляньте навчальний тиждень до генерації рахунків.
  • Перевірте студентів із неочікуваними absent або free заняттями.
  • Використовуйте нотатки, коли заняття може потребувати пояснення пізніше.

Деякі опції відвідуваності залежать від увімкнених процесів

Базовий сценарій фіксує статус, правило білінгу і нотатки. Додаткові контролі відвідуваності можуть з'являтися лише тоді, коли відповідний платний процес або опція школи увімкнені.

  • Тримайте базовий сценарій навколо present, absent, regular і excused.
  • Використовуйте увімкнені опції лише тоді, коли школі справді потрібне таке правило білінгу.
  • Перевіряйте ціни або доступні процеси перед тим, як спиратися на розширені контролі.