Програма обліку оплат за заняття: передоплата та перерахунок пропусків

Учениця оплатила вісім занять на початку місяця. Одне з них вона пропустила з поважної причини, і за правилами школи оплачувати його не потрібно. Школа вже отримала гроші, але вартість місяця зменшилася. Як зберегти різницю та врахувати її в наступному рахунку без окремої нотатки в таблиці?

Intelligence Cloud пов'язує розрахунок оплати за заняття з опублікованим розкладом, відвідуваністю та зареєстрованими платежами. Адміністратор бачить, скільки нараховано учениці, скільки грошей отримано й скільки залишилося доплатити. Якщо отримана оплата перевищує нарахування, залишок враховується в наступному періоді.

Розглянемо, як це працює: вісім занять по €25, передоплата €200 і два пропуски з різними умовами оплати.

Розклад дозволяє розрахувати передоплату до початку занять

У вересні Chloe Bennett має вісім запланованих занять у групі English Fluency B1. Ціна одного заняття становить €25, попереднього боргу або залишку немає.

Після публікації розкладу нарахування за вересень становлять:

8 занять × €25 = €200.

Цю суму школа використовує для передоплати. Не потрібно чекати завершення місяця чи заповнення всієї відвідуваності: початковий розрахунок уже спирається на опубліковані заняття. Відмітки відвідуваності згодом уточнять, які з цих занять оплачуються.

Отримана оплата враховується окремо від нарахувань

Chloe перераховує школі €200. Адміністратор реєструє цей платіж в Intelligence Cloud. У вересневому рахунку тепер видно три окремі суми:

• нараховано за заняття: €200;
• отримано оплату: €200;
• залишилося доплатити: €0.

Реєструйте платіж після того, як гроші надійшли школі. Сума платежу зберігається окремо від нарахувань за заняття.

Два пропуски з різними умовами оплати

За вересень Chloe відвідала шість занять і пропустила два. Один пропуск школа враховує як звичайний, з оплатою заняття. Другий позначено як пропуск із поважної причини, без нарахування.

• шість відвіданих занять: €150;
• один звичайний оплачуваний пропуск: €25;
• один пропуск із поважної причини без оплати: €0.

Загалом за вересень нараховано €175.

Для такого перерахунку ввімкніть облік пропусків із поважної причини в послугах компанії. Варіант Excused виключає вартість відповідного заняття з нарахувань. Звичайний пропуск Regular залишається оплачуваним: сама відсутність учениці не обнуляє вартість уроку.

Тому відмітки «учениця не прийшла» недостатньо для розрахунку. Потрібно також вказати, чи оплачується конкретний пропуск за правилами школи.

Після перерахунку в учениці залишається €25

Школа отримала €200, а нарахування після обліку відвідуваності становлять €175:

€200 отримано − €175 нараховано = €25 на користь учня.

У вже створеній чернетці вересневого рахунку нарахування автоматично змінюються з €200 на €175. Зареєстрований платіж залишається €200.

У рахунку цей залишок відображається як баланс −€25. У цьому розрахунку знак мінус означає суму на користь учениці, а не її борг. Chloe нічого не винна за вересень; у неї залишається €25 для подальшого розрахунку.

Залишок зменшує оплату наступного місяця

У жовтні Chloe знову має вісім занять по €25. Після публікації жовтневого розкладу нарахування становлять €200. Із вересня переходить залишок €25, а нових платежів ще немає.

€200 за жовтень − €25 залишку = €175 до сплати.

Ціна жовтневого заняття, як і раніше, становить €25. Перенесений залишок не є знижкою й не змінює вартість курсу: він зменшує суму, яку потрібно отримати від учениці.

Адміністратору не потрібно згадувати вересневий пропуск під час підготовки нового рахунку. У жовтневому розрахунку видно і нарахування поточного місяця, і суму, перенесену з попереднього.

Передоплата за розкладом не дорівнює абонементу на вісім відвідувань

Chloe заздалегідь оплачує конкретні заняття опублікованого розкладу. Сума місяця залежить від кількості оплачуваних занять, а не від фіксованої щомісячної підписки.

Грошовий залишок також не означає автоматичного права на безкоштовне відпрацювання. У цьому прикладі вартість одного заняття прибрали з нарахувань, а різницю врахували в наступному місяці. Відпрацювання, якщо його передбачено правилами школи, потрібно розглядати окремо, щоб не компенсувати один пропуск двічі.

Що перевірити перед надсиланням рахунку

Відкрийте рахунок учениці та зіставте три речі: оплачувані заняття, зареєстровані платежі й підсумковий баланс. Якщо сума змінилася через пропуск, перевірте його умову оплати у відвідуваності.

У вересневому рахунку мають бути нарахування €175, платіж €200 і залишок €25. У жовтневому: нарахування €200 і €175 до сплати.