Побудуйте навчальний розклад, якому може довіряти весь workflow
Розклад у навчальному центрі швидко стає складним: повторювані заняття, заміни викладачів, зміни аудиторій, групові уроки, індивідуальні заняття та коригування посеред місяця потребують контролю. Цей гайд пояснює, як створювати, копіювати, перевіряти та затверджувати заняття до того, як вони стануть джерелом для відвідуваності, рахунків студентів, виплат викладачам і звітів.
Як розклад впливає на решту системи
В Intelligence Cloud розклад - це не просто календар. Це операційне джерело для відвідуваності, нарахувань студентам, workflow виплат викладачам і звітності. Затверджене заняття дає кожному наступному workflow потрібний контекст: курс, викладача, групу або студента, аудиторію або онлайн-формат, дату і час. Активний розклад - це підтверджений графік занять, який використовується в щоденній роботі, відвідуваності, звітах і процесах, пов'язаних із білінгом.
Коли використовувати цей workflow
Використовуйте scheduling workflow, коли школі потрібно підготувати зміни без ризику зламати активний календар, на який спираються команда, відвідуваність і білінг.
Приклад workflow від деталей заняття до активного розкладу
Використовуйте це як базовий scheduling workflow перед окремим описом edge cases: алгоритмів конфліктів, винятків при копіюванні або правил перетину планового й активного розкладу.
Перегляньте активний навчальний тиждень
Активний розклад - це робочий календар для команди. Він показує заняття за днями і часом, включно з викладачем, групою, курсом і статусом заняття. Відвідуваність і білінг мають починатися з цього затвердженого вигляду, а не з розрізнених записів про заняття.
- Починайте з фактичного навчального тижня перед внесенням змін у розклад.
- Кольори і фільтри допомагають переглядати тиждень за групою, викладачем або контекстом заняття.
- Активний розклад - це джерело, якому команда має довіряти перед відміткою відвідуваності.
Створіть або відредагуйте заняття з повним контекстом
Заняття створюється з операційним контекстом, потрібним для відвідуваності, білінгу і розрахунку виплат викладачам. Форма заняття зберігає викладача, групу або студента, аудиторію або онлайн-формат, тип заняття, дату, час і нотатки.
- Викладач і аудиторія допомагають знаходити конфлікти в розкладі.
- Група, студент і тип заняття допомагають відвідуваності та білінгу зрозуміти, що відбулося.
- Дата і час визначають точний запис заняття, який потім використовують рахунки і звіти.
Обережно копіюйте повторювані шаблони занять
Коли заняття повторюються, копіювання періоду в цільовий період швидше за ручне створення кожного заняття. Але операція залишається явною: дати джерела, часовий діапазон, цільові дати і режим копіювання видно до застосування змін.
- Копіюйте лише той часовий діапазон, який має стати новим шаблоном занять.
- Оберіть, чи потрібно зіставляти дні тижня або циклічно переносити вікно.
- Перевірте цільовий період до того, як скопійовані заняття стануть частиною плану.
Готуйте зміни до того, як вони вплинуть на активний розклад
Режим чернетки дозволяє адміністраторам готувати нові заняття або зміни без миттєвої зміни того, що бачать викладачі та команда у щоденній роботі. Це крок перевірки перед тим, як розклад стане активним.
- Планові заняття можна переглядати окремо від активних.
- План можна скоригувати до того, як команда почне використовувати його для відвідуваності.
- Дія затвердити і застосувати переносить перевірені зміни в активний розклад.
Блокуйте затвердження, доки конфлікти не зрозумілі
Якщо планове заняття перетинається з наявним призначенням викладача або аудиторії, затвердження може бути заблоковане. Вікно конфлікту має показувати активне заняття, дату, час, викладача і аудиторію, щоб адміністратор міг виправити проблему до відвідуваності або білінгу.
- Конфлікти викладача й аудиторії перевіряються перед затвердженням розкладу.
- Модальне вікно показує заняття, що спричинило конфлікт, а не лише технічний id.
- Блокування затвердження не дає нечітким заняттям потрапити в наступні workflow.
Використовуйте затверджений розклад у щоденній роботі
Після затвердження команда може відкрити денний розклад на мобільному, переглянути заняття обраного дня і перейти до деталей заняття або відвідуваності без відновлення дня з нотаток.
- Мобільний розклад зберігає день зручним поза робочим столом.
- Деталі заняття залишаються прив'язаними до того самого затвердженого запису.
- Відвідуваність, рахунки, виплати і звіти можуть використовувати одну операційну історію.
Чому затвердження розкладу важливе
Запис заняття стає надійним лише тоді, коли його деталі явні, а конфлікти перевірені. Це різниця між нотаткою в календарі та операційним записом, який безпечно живить відвідуваність, білінг, виплати викладачам і звітність.
Не дозволяйте відвідуваності або білінгу залежати від заняття, яке лише обговорили в чаті, скопіювали в таблиці або залишили незатвердженим у чернетці розкладу.
Як працює логіка розкладу
Ці нотатки пояснюють, чому Intelligence Cloud сприймає розклад як операційне джерело, а не лише як візуальний календар.
Активний розклад є джерелом для відвідуваності
Відвідуваність має відмічатися за затвердженим записом заняття. Активний розклад - це підтверджена версія навчального плану, тому під час рішення, чи студент був присутній, відсутній, звільнений або перенесений, доступні викладач, група, список студентів, тип заняття, аудиторія і час.
- Записи відвідуваності успадковують контекст із запланованого заняття.
- Відсутні або помилкові деталі заняття краще виправити до початку відмітки.
- Денні перегляди допомагають команді працювати з тим самим розкладом, який затвердив адміністратор.
Чернетка змін захищає робочий розклад
Режим чернетки дозволяє адміністраторам підготувати майбутній тиждень або набір змін без негайної зміни живого операційного календаря. Це корисно, коли заняття треба скопіювати, перенести або перевірити до того, як на них покладатимуться викладачі й команда.
- Плануйте заняття без порушення поточного активного розкладу.
- Переглядайте плановий і активний шари перед затвердженням.
- Застосовуйте план лише тоді, коли розклад готовий до щоденної роботи.
Конфлікти потрібно вирішувати до затвердження
Конфлікт у розкладі - це не тільки візуальна проблема. Якщо той самий викладач або аудиторія призначені на заняття, що перетинаються, відвідуваність і білінг пізніше важче пояснити. Перевірка конфліктів не допускає такі проблеми в затверджений розклад.
- Перевіряйте перетини викладача і аудиторії перед застосуванням плану.
- Використовуйте деталі конфлікту, щоб знайти конкретне заняття, яке блокує затвердження.
- Вирішіть конфлікт до того, як заняття стане частиною активного workflow.