Як додати працівника або викладача та керувати доступом

Використовуйте Company settings -> Access control, коли новому працівнику чи викладачу потрібен доступ до Intelligence Cloud, змінюються його обов'язки або обліковий запис потрібно заблокувати чи видалити.

Поточний процес розділяє два типи облікових записів:

• Employee отримує одну або кілька операційних ролей, які вибирає адміністратор.
• Teacher пов'язується з наявним викладачем у довіднику школи та отримує окремий доступ лише до власних навчальних даних.

Облікові записи кабінету учня керуються окремо від обох типів доступу працівників.

Перевірте поточний список доступу

Відкрийте Company settings і виберіть Access control. У списку видно обліковий запис, роль, поточний статус доступу, останній сеанс та IP-адресу. Перед додаванням користувача скористайтеся швидким пошуком, щоб не надіслати повторне запрошення до вже наявного акаунта.

На вузькому екрані ті самі записи показано картками, а не стиснутою таблицею. Для кожного користувача залишаються видимими роль і статус доступу.

Виберіть Employee або Teacher

Натисніть Add user і спочатку виберіть тип доступу.

Виберіть Employee для власника, керівника школи, менеджера відвідуваності, менеджера рахунків, користувача звітів, менеджера виплат або менеджера каталогу. Зони доступу працівника можна поєднувати, якщо одна людина виконує кілька адміністративних завдань.

Виберіть Teacher лише для людини, яка вже має профіль у People & Classes -> Teachers. Доступ викладача пов'язується з цим записом і не може поєднуватися з ролями Employee в одному обліковому записі.

Так викладач бачить власний розклад, заняття, відвідуваність, групи та інформацію про виплати, але не отримує зайвих прав на адміністрування школи чи фінанси.

Додайте працівника та виберіть зони доступу

Коли вибрано Employee:

1. Позначте одну або кілька зон у блоці Role.
2. Вкажіть ім'я, прізвище та електронну адресу працівника.
3. За потреби додайте контактні дані або аватар.
4. Натисніть Add user.
5. Перевірте, що акаунт з'явився у списку з очікуваними ролями та статусом запрошення.

Доступні зони Employee:

• Owner для повного керування робочим простором;
• School manager для налаштувань школи та адміністрування працівників;
• Attendance manager для роботи із заняттями та відвідуваністю;
• Billing manager для рахунків, оплат і платіжних питань;
• Finance reports для звітів про доходи та фінансових показників;
• Payroll manager для інформації про виплати викладачам;
• Catalog manager для курсів, цін, знижок і довідників.

Починайте з найменшого набору, достатнього для роботи людини. Не використовуйте Owner як швидкий спосіб завершити налаштування.

Надайте доступ наявному викладачу

Джерелом даних для teacher access є довідник викладачів. Профіль має вже існувати, бути активним і містити електронну адресу для входу.

Є два рівноцінні способи почати:

1. У Company settings -> Access control натисніть Add user, виберіть Teacher і знайдіть людину в полі Directory teacher.
2. Відкрийте профіль викладача та натисніть Grant access у блоці Backoffice access.

Обидва шляхи створюють той самий пов'язаний акаунт і надсилають спільний лист-запрошення для працівників. Передумови, екрани, статуси й відновлення доступу описано в окремій інструкції як надати викладачу доступ до системи школи.

Розумійте статуси та дії

Після надсилання запрошення список і профіль викладача показують поточний стан:

• Invitation sent / Invited означає, що лист надіслано, але пароль ще не створено.
• Active означає, що користувач завершив налаштування та може входити.
• Blocked означає, що вхід тимчасово заборонено без видалення пов'язаних записів школи.
• Invitation failed означає помилку доставки; перевірте адресу або причину збою перед повторним надсиланням.

Використовуйте Resend invitation, якщо посилання для налаштування втратило чинність або одержувач не знайшов лист. Нове посилання скасовує попереднє. Block access тимчасово забороняє вхід, а Remove access видаляє обліковий запис для входу. Видалення доступу викладача не видаляє його профіль, заняття, відвідуваність або історію виплат.

Налаштуйте текст запрошення один раз

Для працівників і викладачів використовується спільний шаблон Staff access invitation. Власник компанії може змінити тему й текст у Company settings -> Email templates.

Повідомлення має підходити всім типам працівників: пояснювати запрошення до системи школи, містити посилання для налаштування й не обіцяти доступ до розділу, доступного лише окремій ролі. Усі змінні описано в інструкції як налаштувати шаблони листів.

Захистіть операційні та фінансові дані

Рольовий доступ особливо важливий для:

• персональних даних учнів;
• відвідуваності та пов'язаного нарахування;
• оплат і балансів учнів;
• знижок і правил цін;
• розрахунків виплат викладачам;
• звітів і фінансових показників;
• керування працівниками та налаштувань компанії.

Переглядайте доступ, коли обов'язки змінюються, і своєчасно блокуйте або видаляйте його після звільнення. Кабінет учня має окремий життєвий цикл; дивіться, як запросити учня та керувати доступом.

Огляд можливості доступний на сторінці контролю доступу в програмі для школи. Для ширшого контексту перейдіть до автоматизації навчального центру.