Программа учёта оплат за занятия: предоплата и перерасчёт пропусков

Ученик оплатил восемь занятий в начале месяца. Одно из них он пропустил по уважительной причине, и по правилам школы оплачивать его не нужно. Школа уже получила деньги, но стоимость месяца уменьшилась. Как сохранить разницу и учесть её в следующем счёте, не делая отдельную пометку в таблице?

Intelligence Cloud связывает расчёт оплаты за занятия с опубликованным расписанием, посещаемостью и зарегистрированными платежами. Администратор видит, сколько начислено ученику, сколько денег получено и сколько осталось доплатить. Если полученная оплата превышает начисления, остаток учитывается в следующем периоде.

Рассмотрим, как это работает: восемь занятий по €25, предоплата €200 и два пропуска с разными условиями оплаты.

Расписание позволяет рассчитать предоплату до начала занятий

В сентябре у Chloe Bennett запланировано восемь занятий в группе English Fluency B1. Цена одного занятия составляет €25, предыдущего долга или остатка нет.

После публикации расписания начисления за сентябрь составляют:

8 занятий × €25 = €200.

Эту сумму школа использует для предоплаты. Ждать окончания месяца или заполнения всей посещаемости не нужно: первоначальный расчёт уже опирается на опубликованные занятия. Отметки посещаемости затем уточнят, какие из этих занятий оплачиваются.

Полученная оплата учитывается отдельно от начислений

Chloe перечисляет школе €200. Администратор регистрирует этот платёж в Intelligence Cloud. В сентябрьском счёте теперь видны три разные величины:

• начислено за занятия: €200;
• получена оплата: €200;
• осталось доплатить: €0.

Регистрируйте платёж после того, как деньги поступили школе. Сумма платежа сохраняется отдельно от начислений за занятия.

Два пропуска с разными условиями оплаты

За сентябрь Chloe посетила шесть занятий и пропустила два. Один пропуск школа учитывает как обычный, с оплатой занятия. Второй отмечен как уважительный, без начисления.

• шесть посещённых занятий: €150;
• один обычный оплачиваемый пропуск: €25;
• один уважительный пропуск без оплаты: €0.

Итого за сентябрь начислено €175.

Для такого перерасчёта включите учёт уважительных пропусков в услугах компании. Отметка Excused исключает стоимость соответствующего занятия из начислений. Обычный пропуск Regular остаётся оплачиваемым: само отсутствие ученика не обнуляет стоимость урока.

Поэтому правило «ученик не пришёл» недостаточно для расчёта. Нужно также указать, оплачивается ли конкретный пропуск по условиям школы.

После перерасчёта у ученика остаётся €25

Школа получила €200, а начисления после учёта посещаемости составляют €175:

€200 получено − €175 начислено = €25 в пользу ученика.

В уже созданном черновике сентябрьского счёта начисления автоматически изменяются с €200 на €175. Зарегистрированный платёж остаётся €200.

В счёте этот остаток отображается как баланс −€25. В данном расчёте знак минус означает сумму в пользу ученика, а не его долг. Ученик ничего не должен за сентябрь; у него остаётся €25 для дальнейшего расчёта.

Остаток уменьшает оплату следующего месяца

В октябре у Chloe снова восемь занятий по €25. После публикации октябрьского расписания начисления составляют €200. Из сентября переходит остаток €25, а новых платежей пока нет.

€200 за октябрь − €25 остатка = €175 к оплате.

Цена октябрьского занятия по-прежнему €25. Перенесённый остаток не является скидкой и не меняет стоимость курса: он уменьшает сумму, которую нужно получить от ученика.

Администратору не нужно вспоминать сентябрьский пропуск при подготовке нового счёта. В октябрьском расчёте видны и начисления текущего месяца, и сумма, перешедшая из предыдущего.

Предоплата за расписание не равна абонементу на восемь посещений

Chloe заранее оплачивает конкретные занятия опубликованного расписания. Сумма месяца зависит от количества оплачиваемых занятий, а не от фиксированной ежемесячной подписки.

Денежный остаток также не означает автоматического права на бесплатную отработку. Здесь стоимость одного занятия убрали из начислений, а разницу учли в следующем месяце. Отработку, если она предусмотрена правилами школы, нужно рассматривать отдельно, чтобы не компенсировать один пропуск дважды.

Что проверить перед отправкой счёта

Откройте счёт ученика и сопоставьте три вещи: оплачиваемые занятия, зарегистрированные платежи и итоговый баланс. Если сумма изменилась из-за пропуска, проверьте его условие оплаты в посещаемости.

В сентябрьском счёте должны быть начисления €175, платёж €200 и остаток €25. В октябрьском: начисления €200 и €175 к оплате.