Объясняйте каждый счёт ученика через занятия, скидки и баланс
Счета учеников в Intelligence Cloud рассчитываются на основе истории работы учебного центра: утверждённых занятий, посещаемости, цен курсов, скидок, платежей и предыдущих балансов. На примере Алекса Стоуна разберём, почему к оплате осталось 136,00 EUR.
Как рассчитывается сумма счёта
Счёт — это не введённая вручную итоговая сумма. Он объединяет предыдущий баланс и начисления за текущие занятия, применяет скидки, вычитает полученные платежи и сохраняет детализацию по занятиям. Отметки посещаемости объясняют, почему занятие было оплачено, исключено из расчёта, учтено со скидкой или скорректировано. Благодаря этому счета проще проверить до отправки ученику или родителю.
Когда использовать этот процесс
Проверьте счёт, когда нужно сверить начисления за месяц, объяснить баланс или подготовить понятный документ для ученика или родителя.
От списка счетов до суммы к оплате
В примере у Алекса Стоуна есть предыдущая задолженность. К ней добавляются начисления за июнь, применяется семейная скидка, после чего отображается итог к оплате.
Найдите ученика с задолженностью
Список счетов даёт администратору сводную картину по ученикам на конец месяца. В примере у Алекса Стоуна предыдущий баланс −28,00 EUR, начисления за текущий период 120,00 EUR, скидки 12,00 EUR, полученных платежей нет, итоговый баланс −136,00 EUR.
- Сравнивайте начисления, скидки, платежи и итоговый баланс в одном списке.
- Отрицательный итоговый баланс означает сумму, которую ученик ещё должен оплатить.
- Откройте счёт, если нужно объяснить баланс.
Сначала проверьте сводку счёта
В профиле счёта сначала показан общий расчёт. У Алекса было 28,00 EUR предыдущего долга, начисления за новые занятия составили 120,00 EUR, скидка — 12,00 EUR, платежей за период не было.
Предыдущая задолженность: 28,00 EUR + начисления за период: 120,00 EUR − скидки: 12,00 EUR − платежи: 0,00 EUR = долг к оплате: 136,00 EUR
Проследите каждое начисление до занятия
Строки занятий объясняют, откуда взялись 120,00 EUR начислений. Для каждой строки должны быть видны дата занятия, результат посещаемости, правило расчёта, скидка и стоимость. Занятие по курсу «Английский для детей A» стоит 40,00 EUR. Три посещённых занятия после семейной скидки 10% стоят по 36,00 EUR, а уважительный пропуск не оплачивается.
- Посещённое занятие: цена 40,00 EUR со скидкой 10% — 36,00 EUR.
- Уважительный пропуск: бесплатное занятие не увеличивает счёт.
- В строке счёта вместе видны посещаемость, расчёт, скидка и стоимость.
Поделитесь понятным PDF-счётом
PDF показывает тот же расчёт за пределами панели администратора. Ученик или родитель увидит получателя, период, начальный баланс, начисления, скидку, оплаченные суммы, итог к оплате и занятия.
- Используйте PDF, если нужно объяснить, откуда взялась сумма к оплате.
- В документе должны быть видны общие суммы и детали занятий.
- Получателю не нужен доступ к административной системе.
Проверьте тот же счёт на телефоне
Мобильная версия сохраняет всю картину для ежедневной работы: сводку, долг к оплате, блок курса, скидку, итоги по занятиям и отдельные строки.
- В мобильной сводке показаны начисления, скидки, платежи и долг к оплате.
- В строках занятий остаются видны статус и результат расчёта.
- Для проверки суммы не нужно заново собирать расчёт в таблице.
Проверьте фиксированную скидку, сохранив исходные начисления
Счёт Ноа Брауна за сентябрь показывает расчёт фиксированной скидки. Для 16 оплачиваемых занятий скидка 5 EUR за каждое составляет 80 EUR. В счёте отдельно видны исходные начисления 640 EUR и итоговые начисления за занятия 560 EUR.
16 занятий × скидка 5 EUR = скидка 80 EUR 640 EUR исходных начислений − 80 EUR скидки = 560 EUR
Проверьте строки занятий, если нужно объяснить итог
В мобильной детализации видны оплаченные посещённые занятия, бесплатный пропуск, подписи скидок и итоговая сумма по каждой строке.
Счёт должен объяснять сумму, а не предлагать её угадать
Итоговый баланс складывается из исходных записей. Если сумма выглядит неверно, её можно проследить до предыдущего баланса, занятий, посещаемости, скидок, платежей и корректировок.
Перед отправкой проверьте строки занятий, посещаемость, скидки, платежи и предыдущий баланс.
Как рассчитывается счёт
Счёт связывает историю занятий, скидки, платежи и баланс ученика.
Основные понятия в счёте
Используйте эти понятия при проверке счёта с учеником, родителем или администратором. Они помогают отделить расчёт за текущий период от общей финансовой истории ученика.
- Предыдущий баланс — долг или переплата, перенесённые из прошлых периодов.
- Начисления за занятия — стоимость занятий, подлежащих оплате в выбранном периоде.
- Скидки — уменьшения начислений до получения итоговой суммы.
- Платежи — полученные деньги, учтённые в балансе ученика.
- Сумма к оплате — остаток после учёта баланса, начислений, скидок и платежей.
Предыдущий баланс меняет сумму к оплате
В начале месяца у ученика может быть долг или переплата за предыдущий период. Этот баланс входит в новый итог, даже если начисления за текущие занятия рассчитаны правильно.
- В июне у Алекса было 28,00 EUR предыдущего долга.
- Занятия за текущий период дали 108,00 EUR начислений после скидки.
- Без платежей итог к оплате составляет 136,00 EUR.
Скидка уменьшает начисления, но остаётся видимой
Скидка не должна скрывать исходную цену занятия. В счёте сохраняются базовая стоимость, размер скидки и итоговая стоимость — так расчёт можно проверить позже.
- Занятие по курсу «Английский для детей A» стоит 40,00 EUR.
- Семейная скидка 10% уменьшает оплату за занятие до 36,00 EUR.
- В итогах счёта видны и скидка, и окончательное начисление.
Посещаемость объясняет бесплатные занятия
Результат расчёта за пропущенное занятие зависит от отметки посещаемости и правила оплаты. Если статус виден в счёте, проще объяснить, почему занятие было оплачено или исключено.
- Посещённые занятия оплачиваются с учётом скидки.
- Уважительный пропуск в примере бесплатный.
- В строке счёта результат посещаемости расположен рядом с начислением.
Платежи должны оставаться связанными со счетами
Платёж меняет итоговый баланс, но не исходные начисления за занятия. Поэтому в счёте сумма оплаты показывается отдельно от начислений и скидок.
- За период в примере Алекс не вносил платежей.
- Если платёж будет записан позже, баланс изменится, а история занятий останется доступной.
- Распределение платежей описано в отдельном руководстве.