Как спланировать, проверить и утвердить расписание занятий
Расписание учебного центра быстро усложняется: повторяющиеся занятия, замены преподавателей, смена кабинетов, групповые и индивидуальные уроки, изменения в середине месяца. Руководство показывает, как создавать, копировать, проверять и утверждать занятия, чтобы использовать их для посещаемости, счетов учеников, выплат преподавателям и отчётов.
Как расписание влияет на остальные процессы
В Intelligence Cloud расписание — это не просто календарь. Оно служит операционной основой для посещаемости, расчётов с учениками, выплат преподавателям и отчётов. Утверждённая запись занятия содержит нужный контекст: курс, преподавателя, группу или ученика, кабинет или онлайн-формат, дату и время. Именно это расписание используют сотрудники в ежедневной работе.
Когда использовать этот процесс
Используйте планирование, когда нужно подготовить изменения, не нарушая активное расписание, на которое опираются сотрудники, учёт посещаемости и расчёты.
От параметров занятия до активного расписания
Это базовый процесс планирования. Особые случаи, например правила конфликтов и исключения при копировании, описываются отдельно.
Проверьте активную учебную неделю
Активное расписание — рабочий календарь сотрудников. В нём видны занятия по дням и времени, преподаватели, группы, курсы и статусы. Посещаемость и расчёты должны опираться на это утверждённое расписание, а не на отдельные записи о занятиях.
- Перед изменениями откройте фактическую учебную неделю.
- Цвета и фильтры помогают просматривать неделю по группе, преподавателю или типу занятия.
- Перед отметкой посещаемости убедитесь, что сотрудники используют утверждённое расписание.
Создайте или измените занятие с полным контекстом
В записи занятия указываются данные, необходимые для посещаемости, расчётов и выплат преподавателю: преподаватель, группа или ученик, кабинет или онлайн-формат, тип занятия, дата, время и примечание.
- Преподаватель и кабинет помогают обнаружить конфликты расписания.
- Группа, ученик и тип занятия дают контекст для посещаемости и расчётов.
- Дата и время задают точную запись, которую позже используют счета и отчёты.
Аккуратно копируйте повторяющиеся занятия
Если занятия повторяются, скопировать исходный период в целевой быстрее, чем создавать их по одному. Перед копированием проверьте исходные даты, временной диапазон, целевой период и режим копирования.
- Копируйте только нужный временной диапазон.
- Выберите сопоставление по дням недели или циклическое повторение периода.
- Проверьте целевой период до того, как включать скопированные занятия в план.
Подготовьте изменения до обновления активного расписания
В режиме черновика администратор может подготовить новые занятия и изменения, не меняя календарь, которым преподаватели и сотрудники пользуются каждый день. Перед публикацией план можно проверить и скорректировать.
- Черновые занятия можно проверять отдельно от активных.
- Скорректируйте план до того, как сотрудники начнут отмечать посещаемость.
- Команда утверждения переносит проверенные изменения в активное расписание.
Разберите конфликты до утверждения
Если планируемое занятие пересекается с назначением преподавателя или кабинета, утверждение может быть заблокировано. Проверьте, какое занятие, дату, время, преподавателя и кабинет показывает система, и устраните конфликт до публикации расписания.
- До утверждения проверяются пересечения по преподавателю и кабинету.
- В окне конфликта должны быть понятны данные занятия, а не только технический идентификатор.
- Блокировка не даёт неоднозначным занятиям попасть в процессы посещаемости и расчётов.
Используйте утверждённое расписание каждый день
После утверждения сотрудники могут открыть расписание на телефоне, посмотреть занятия выбранного дня и перейти к подробностям или отметке посещаемости. Не нужно восстанавливать план по заметкам.
- Мобильное расписание удобно использовать вне рабочего места.
- Подробности занятия остаются связанными с той же утверждённой записью.
- Посещаемость, счета, выплаты и отчёты используют общую историю занятий.
Зачем утверждать расписание
Запись занятия становится надёжной, когда все её параметры указаны, а конфликты проверены. Так заметка в календаре превращается в операционную запись, на которую можно опираться при учёте посещаемости, расчётах, выплатах и подготовке отчётов.
Не используйте для посещаемости и расчётов занятие, о котором договорились только в чате, внесли в таблицу или оставили в неутверждённом черновике.
Как устроено планирование
Расписание — это операционная основа ежедневной работы, а не только календарь.
Посещаемость отмечают по активному расписанию
Посещаемость нужно отмечать по утверждённой записи занятия. Активное расписание содержит подтверждённый план: преподавателя, группу, список учеников, тип занятия, кабинет и время. Эти данные помогают сотруднику определить, кто присутствовал, отсутствовал или перенёс занятие.
- Записи посещаемости получают контекст из расписания занятий.
- Исправьте недостающие или неверные данные до начала учёта посещаемости.
- Сотрудники должны работать с тем же расписанием, которое утвердил администратор.
Черновик защищает рабочее расписание
В черновике можно подготовить будущую неделю или набор изменений, не меняя активный календарь. Это удобно, когда занятия нужно скопировать, перенести или проверить до того, как преподаватели и сотрудники начнут на них опираться.
- Планируйте занятия, не нарушая текущее расписание.
- Перед утверждением сравните планируемые и активные занятия.
- Применяйте план, только когда он готов к ежедневной работе.
До утверждения устраните конфликты
Конфликт расписания — не только визуальная проблема. Если один преподаватель или кабинет назначен на пересекающиеся занятия, позже будет трудно объяснить посещаемость и расчёты. Проверка помогает не допустить таких ситуаций в активный план.
- До применения плана проверьте пересечения по преподавателям и кабинетам.
- По деталям конфликта определите занятие, которое блокирует утверждение.
- Устраните конфликт до того, как занятие попадёт в рабочий процесс.