Рахунки та облік оплат у репетиторському центрі
Рахунки учням формуються автоматично на основі розкладу занять. Нарахування, отримані оплати й заборгованість зібрані в одному місці, тому команда може пояснити кожен рахунок без повторних розрахунків у таблицях.
- Оплачувані заняття16 занять × €40
- €640
- Знижка учня16 занять × €5
- −€80
- За заняття після знижки€640 − €80
- €560
- Попередній боргНесплачений залишок
- +€224
Якщо ціни на індивідуальні заняття, групові уроки, знижки й отримані оплати зберігаються в різних таблицях, для відповіді на запитання «Хто ще не сплатив?» доводиться заново зводити весь місяць.
Intelligence Cloud об'єднує розклад, рахунки учнів і зареєстровані оплати. Ця програма для рахунків та обліку оплат призначена для репетиторських центрів з індивідуальними заняттями й невеликими групами. Власник бачить, яка заборгованість потребує уваги, а адміністратор може відкрити рахунок і пояснити суму за заняттями й оплатами.
Рахунки та заборгованість усього центру
Список рахунків показує нарахування, знижки, зареєстровані оплати й залишок за кожним учнем. Можна побачити несплачені суми та відкрити потрібний рахунок, коли учень або його родина запитує про оплату.
Від'ємний кінцевий баланс показує несплачену суму; нульовий означає, що за цим рахунком нічого не залишилося до сплати. Команда може перевіряти спільні записи замість окремої таблиці зі списком тих, хто сплатив.
Автоматичні рахунки учням із розкладу
IC використовує розклад занять, погоджені ціни курсів та призначені знижки учням для розрахунку нарахувань. Публікація розкладу автоматично створює початкові рахунки учням. У кожному рахунку зібрані нарахування за заняття, знижки, зареєстровані оплати й попередній залишок.
Працівник може перевірити рахунок учня, потім надіслати його PDF із платіжними реквізитами та переглянути історію надсилання. Ті самі записи про заняття є основою для нарахувань та їхнього пояснення учню.
Налаштування описані в матеріалах про створення та призначення знижок і профілі платіжних реквізитів.
Приклад рахунку учня: звідки береться сума до сплати
Чому в рахунку Ноа 784 EUR, якщо заняття за цей місяць коштують 560 EUR? У рахунку видно причину: 224 EUR залишилися несплаченими з попереднього періоду.
У вересневому рахунку Ноа Брауна за групу «English Kids A» є 17 занять: 16 платних і одне безкоштовне. За ціни 40 EUR за платне заняття та знижки 5 EUR на кожне з них нарахування за поточний місяць становлять 560 EUR. Із попереднім боргом виходить 784 EUR до сплати.
Початкові нарахування 640 EUR, знижка 80 EUR і попередній борг показані окремо. Відповісти на запитання про суму можна за самим рахунком, без повторного розрахунку в таблиці.
Відвідуваність і нарахування за правилами вашого центру
IC пов'язує рахунок із записами про заняття та рішеннями про нарахування. Розклад створює початкові нарахування; потім працівники відмічають відвідуваність та окремо визначають, чи є заняття платним. За правилами центру пропущене заняття може підлягати оплаті. Рішення про нарахування ухвалюють окремо від відмітки відвідуваності.
У рахунку Ноа безкоштовне заняття входить у загальну кількість, а нарахування розраховані за 16 платними заняттями. Команда може пояснити зміну суми за записами занять і рішенням про нарахування.
Цей зв'язок пояснює огляд обліку відвідуваності. Відео показує перехід від занять і відвідуваності до рахунку в IC:
Облік оплат учнів: що сплачено й скільки залишилося
Коли надходить платіж, команді потрібно розуміти, що він покрив і скільки ще залишилося до сплати. Працівник реєструє отримані центром гроші; IC автоматично розподіляє їх за періодами й показує решту заборгованості.
В окремому прикладі платіж Алекса Стоуна на 520 EUR закриває 216 EUR боргу за квітень і покриває 304 EUR у травні. Розподіл пояснює, чому один платіж може закрити попередній рахунок і лише частину наступного.
Повний приклад із залишками за рахунками наведений у матеріалі про розподіл оплат у навчальному центрі та інструкції з оплат і балансу.
Виставлення рахунків та облік розрахунків з учнями
Рахунок як документ містить одержувача, період, рядки занять і платіжні реквізити. Облік розрахунків пов'язує його із загальною картиною: які заняття платні, яку знижку застосовано, які гроші отримано та скільки залишилося до сплати.
Порівнюючи програми для репетиторського центру, перевірте більше, ніж зразок PDF. Чи видно заборгованість усього центру? Чи можна пояснити окремий рахунок за заняттями й історією оплат? IC показує рахунки та баланси учнів разом із даними про заняття й оплати.
Розклад, доступ викладачів та адміністрування описані на сторінці програми для репетиторського центру. Для мовних шкіл ці процеси поєднує програма для мовної школи.
Що подивитися в демо програми для рахунків та оплат
Відкрийте демо з готовими даними й перегляньте список рахунків, деталі окремого рахунку та записи оплат. Перевірте, чи зможе ваша команда відповісти на три щоденні запитання:
- Хто ще має борг? Знайдіть несплачений залишок у списку рахунків.
- Звідки взялася сума до сплати? Відкрийте рахунок і перегляньте заняття, знижки й попередній залишок.
- Що покрив платіж? Перевірте розподіл зареєстрованої оплати за періодами.
Перевірити процес можна до внесення реальних даних центру. Почніть безкоштовно, коли будете готові створити власний робочий простір зі своїми цінами та правилами розрахунків.
Наступний крок допоможуть підготувати посібник із перевірки демо та перевірки рахунків перед запуском.
Поширені запитання
Для чого репетиторському центру програма для рахунків і оплат?
Вона пов'язує розклад занять, рахунки учнів, отримані оплати й баланси. Власник бачить заборгованість усього центру, а працівник може пояснити рахунок за нарахуваннями за заняття, знижками й історією оплат.
Як відвідуваність впливає на рахунок?
В IC публікація розкладу створює початкові рахунки із занять, цін курсів і знижок. Потім працівники відмічають відвідуваність та окремо визначають, чи підлягає оплаті пропущене або змінене заняття. Ці рішення ухвалюють за правилами центру.
Як враховуються часткові оплати?
IC реєструє оплати учнів і автоматично розподіляє їх за періодами. Історія показує, що покрив кожен платіж, а баланс рахунку показує залишок до сплати.
Як розраховується фіксована знижка учня?
У показаному процесі фіксована сума застосовується до кожного відповідного заняття. Знижка Ноа 5 EUR на 16 занять дає зменшення на 80 EUR: із 640 EUR до 560 EUR нарахувань за заняття.
Як пов'язані рахунки учням і виплати викладачам?
Публікація розкладу також створює початкові нарахування викладачам за відповідними ставками. Нарахування учням і заробіток викладачів розраховуються окремо, за своїми цінами та ставками. Перед виплатою перевірте виконану роботу, скасування, доплати за відвідуваність і рядки відомості. Деталі наведені в розрахунку виплат викладачам.
Пов'язані матеріали
Як перевірити нарахування й оплати перед початком роботи
Перевірте ціни занять, відвідуваність, знижки, попередній баланс і платежі за одним рахунком учня перед початком реального обліку.
Як надіслати рахунок учню електронною поштою
Перевірте суму, адресу одержувача й реквізити, надішліть PDF рахунку та знайдіть результат в історії надсилання.
Як працюють профілі реквізитів оплати
Дізнайтеся, як Intelligence Cloud використовує профілі реквізитів, щоб різні студенти отримували правильні інструкції для оплати в email і PDF-рахунках.
Програма обліку відвідуваності для навчальних центрів
Практичний посібник про те, коли навчальному центру потрібен облік відвідуваності, пов'язаний із розкладом, рахунками, оплатами, виплатами викладачам і звітами.
Як розрахувати виплати викладачам за заняттями
Як перевірити ставки, скасування та доплати викладачу, звірити рядки занять і підсумкову відомість перед виплатою грошей.
Як розпочати репетиторський бізнес
Сформулюйте пропозицію, визначте ціни й витрати, знайдіть перших учнів та організуйте платні заняття. Усередині редагований план запуску й перелік перевірок перед першим уроком.
Контроль оплат, боргів і переплат у навчальному центрі
Практичний посібник про контроль оплат учнів, рахунків, попередніх боргів, часткових оплат, переплат і балансу учня в навчальному центрі, мовній школі або репетиторському бізнесі.
Облік оплат у навчальному центрі: рахунки, борги і баланс учня
Як навчальному центру, мовній школі або репетиторському бізнесу вести облік оплат, рахунків, заборгованостей, переплат і балансів учнів без ручної звірки в таблицях.
Перевірте, що сплачено й скільки залишилося
Відкрийте демо з готовими даними, щоб переглянути рахунки учнів, історію оплат і заборгованість. Почніть безкоштовно, щоб створити власний робочий простір із цінами та правилами вашого центру.
Порівняти тарифи