Как проверить начисления и оплаты перед началом работы

Начните с одного ученика и одного месяца, для которых вам известны цена занятий, правила оплаты пропусков, скидки и поступившие платежи. Откройте Финансы → Счета, выберите нужный месяц и счёт ученика.

Для пробной проверки используйте демоданные или отдельную учебную компанию. Публикация расписания создаёт первоначальные начисления. Посещаемость затем уточняет, какие занятия оплачиваются. Статус счёта Черновик не означает, что эти начисления не влияют на баланс. Отправка письма — отдельное действие: она не регистрирует оплату.

Если только начинаете настройку, сначала укажите валюту и часовой пояс в настройках компании, затем добавьте цены и опубликуйте расписание.

1. Сверьте ученика, месяц и цену по дате занятия

В примере — октябрьский счёт Ноа Брауна, группа Английский для детей A. Для курса Английский язык действует цена 40 EUR за занятие с 1 сентября 2026 года.

Проверьте:

• в шапке указан нужный ученик и месяц;
• занятия относятся к этому месяцу;
• в строках применяется цена, действовавшая на дату занятия;
• при смене цены старые занятия используют прежний период цены, а новые — следующий.

В левом меню выберите Курсы и цены, откройте нужный курс, затем вкладку Цены и сравните даты действия с датами занятий. Валюта берётся из настроек компании. Пошаговый пример смены цены есть в руководстве по ценам.

В строке обычного оплачиваемого занятия из нашего примера цена до скидки — 40 EUR, скидка — 8,50 EUR, итоговое начисление — 31,50 EUR.

2. Проверьте, как учитываются пропуски

В октябре у Ноа 18 занятий. За 17 начислена оплата, а занятие 22 октября отмечено как отсутствие без начисления.

Нажмите Изменить посещаемость в строке нужного занятия. Сверьте два независимых выбора:

• P / A фиксируют присутствие или отсутствие;
• R — начислить оплату; E («Уважительная причина») — не начислять оплату.

Например, отсутствие с R остаётся оплачиваемым. Отсутствие с E не начисляется. Присутствие само по себе также не запрещает бесплатное занятие: сумму определяет выбранное условие начисления.

Если доступны дополнительные функции, T используется для переноса занятия, а флажок Применить скидку определяет участие занятия в расчёте скидки. Проверьте эти настройки вместе с отметкой посещаемости.

Для варианта E нужна подключённая функция учёта уважительных пропусков. Если вы исправили отметку, сохраните посещаемость, дождитесь перерасчёта и снова проверьте строку счёта. В нашем примере за занятие 22 октября начислено 0 EUR. Подробности — в руководстве по посещаемости.

3. Сверьте скидки и итоговые начисления

Откройте строки занятий и убедитесь, что скидка применяется к нужному ученику и занятиям. Проверьте даты действия и условия назначенных скидок. Если скидка зависит от своевременной оплаты, сверяйте и дату платежа, и выполнение условия.

В октябрьском примере:

• оплачиваемые занятия до скидок: 17 × 40 = 680 EUR;
• сумма скидок: 17 × 8,50 = 144,50 EUR;
• итоговые начисления: 680 − 144,50 = 535,50 EUR.

В поле Начисления на экране показаны 680 EUR до скидок. При подсчёте используйте либо эту сумму и отдельно вычитайте скидку, либо уже итоговые 535,50 EUR. Повторно вычитать скидку из итоговой суммы нельзя.

Порядок назначения и проверки описан в руководстве по скидкам.

4. Найдите источник предыдущего баланса и платежа

Положительный предыдущий баланс увеличивает сумму к оплате. Отрицательный означает остаток в пользу ученика и уменьшает её. Чтобы проверить его происхождение, откройте счёт этого же ученика за предыдущий месяц.

У Ноа в сентябре итоговые начисления составили 409,50 EUR. Платёж 245,70 EUR от 17 сентября распределён в сентябрьский счёт. Остался долг:

409,50 − 245,70 = 163,80 EUR.

Этот долг становится предыдущим балансом октября. Сентябрьский платёж не нужно повторно вычитать из октябрьского счёта: он уже учтён в перенесённых 163,80 EUR.

Сверьте запись платежа в Финансы → Платежи: ученик, сумма, валюта и дата. Затем проверьте его распределение в счёте. Наличие платежа в списке и сумма Полученные платежи за выбранный месяц — разные проверки. В октябрьский счёт Ноа новые платежи пока не распределены, поэтому здесь показано 0 EUR. Подробнее — в руководстве по платежам.

5. Пересчитайте сумму к оплате

Для этого примера без дополнительных корректировок:

Предыдущий баланс + начисления до скидок − скидки − полученные платежи = сумма к оплате.

Октябрьский счёт Ноа:

163,80 + 680 − 144,50 − 0 = 699,30 EUR.

Тот же расчёт с итоговыми начислениями:

163,80 + 535,50 − 0 = 699,30 EUR.

Сравните результат с суммой к оплате в приложении. Если в вашем счёте есть отдельные корректировки, учтите их со знаком, указанным в счёте. Не заменяйте проверку одной общей цифрой: при расхождении возвращайтесь к цене, отметкам, скидкам и распределённым платежам.

6. Проверьте счёт перед отправкой

Перед отправкой сверьте срок оплаты, адрес ученика и реквизиты в PDF. Скачайте документ и убедитесь, что его суммы соответствуют проверенному счёту.

Статус отправки письма отвечает только на вопрос, был ли счёт отправлен. Даже отправленный счёт может оставаться неоплаченным, а оплату школа регистрирует отдельно. В показанном октябрьском примере счёт уже отправлен, но полученные платежи за октябрь всё ещё равны нулю.

Порядок проверки PDF и отправки письма описан в руководстве по отправке счёта. Для чтения строк и итогов используйте руководство по счетам.

Проверка завершена, когда вы можете объяснить цену каждого занятия, бесплатный пропуск, сумму скидок, происхождение предыдущего баланса, учтённые платежи и итоговую сумму к оплате.