Счета и учёт оплат в репетиторском центре
Счета ученикам формируются автоматически на основе расписания занятий. Начисления, полученные оплаты и задолженность собраны в одном месте, поэтому команда может объяснить каждый счёт без повторных расчётов в таблицах.
- Платные занятия16 занятий × €40
- €640
- Скидка ученика16 занятий × €5
- −€80
- За занятия после скидки€640 − €80
- €560
- Предыдущий долгНеоплаченный остаток
- +€224
Если цены на индивидуальные занятия, групповые уроки, скидки и полученные оплаты хранятся в разных таблицах, для ответа на вопрос «Кто ещё не оплатил?» приходится заново сводить весь месяц.
Intelligence Cloud объединяет расписание, счета учеников и зарегистрированные оплаты. Эта программа для счетов и учёта оплат рассчитана на репетиторские центры с индивидуальными занятиями и небольшими группами. Владелец видит, какая задолженность требует внимания, а администратор может открыть счёт и объяснить сумму по занятиям и оплатам.
Счета и задолженность по всему центру
Список счетов показывает начисления, скидки, зарегистрированные оплаты и остаток по каждому ученику. Можно увидеть неоплаченные суммы и открыть нужный счёт, когда ученик или его семья задают вопрос об оплате.
Отрицательный конечный баланс показывает неоплаченную сумму; нулевой означает, что по этому счёту ничего не осталось к оплате. Команда может проверять общие записи вместо отдельной таблицы со списком оплативших.
Автоматические счета ученикам из расписания
IC использует расписание занятий, согласованные цены курсов и назначенные скидки ученикам для расчёта начислений. Публикация расписания автоматически создаёт первоначальные счета ученикам. В каждом счёте собраны начисления за занятия, скидки, зарегистрированные оплаты и предыдущий остаток.
Сотрудник может проверить счёт ученика, затем отправить его PDF с платёжными реквизитами и проверить историю отправки. Одни и те же записи о занятиях служат основой для начислений и их объяснения ученику.
Настройка реквизитов описана в материале про профили платёжных реквизитов.
Пример счёта ученика: откуда берётся сумма к оплате
Почему в счёте Ноа 784 EUR, если занятия за этот месяц стоят 560 EUR? В счёте видна причина: 224 EUR остались неоплаченными с прошлого периода.
В сентябрьском счёте Ноа Брауна за группу «English Kids A» 17 занятий: 16 платных и одно бесплатное. При цене 40 EUR за платное занятие и скидке 5 EUR на каждое из них начисления за текущий месяц составляют 560 EUR. С предыдущим долгом получается 784 EUR к оплате.
Первоначальные начисления 640 EUR, скидка 80 EUR и предыдущий долг показаны отдельно. Ответить на вопрос о сумме можно по самому счёту, без повторного расчёта в таблице.
Посещаемость и начисления по правилам вашего центра
IC связывает счёт с записями о занятиях и решениями о начислениях. Расписание создаёт первоначальные начисления; затем сотрудники отмечают посещаемость и отдельно определяют, остаётся ли занятие платным. По правилам центра пропущенное занятие может подлежать оплате. Решение о начислении принимается отдельно от отметки посещаемости.
В счёте Ноа бесплатное занятие входит в общее количество, а начисления рассчитаны по 16 платным занятиям. Команда может объяснить изменение суммы по записям занятий и решению о начислении.
Связь посещаемости и счёта описана в руководстве по посещаемости и начислениям. Видео показывает переход от занятий и посещаемости к счёту в IC:
Учёт оплат учеников: что оплачено и сколько осталось
Когда приходит платёж, команде нужно понимать, что он закрыл и сколько ещё осталось к оплате. Сотрудник регистрирует полученные центром деньги; IC автоматически распределяет их по периодам и показывает оставшуюся задолженность.
В отдельном примере платёж Алекса Стоуна на 520 EUR закрывает 216 EUR долга за апрель и покрывает 304 EUR в мае. Распределение объясняет, почему один платёж может закрыть предыдущий счёт и лишь часть следующего.
Полный пример с остатками по счетам приведён в материале о распределении оплат по периодам и руководстве по оплатам и балансу.
Выставление счетов и учёт расчётов с учениками
Счёт как документ содержит получателя, период, строки занятий и платёжные реквизиты. Учёт расчётов связывает его с общей картиной: какие занятия платные, какая скидка применена, какие деньги получены и сколько осталось к оплате.
Сравнивая программы для репетиторского центра, проверьте больше, чем образец PDF. Видна ли задолженность по всему центру? Можно ли объяснить отдельный счёт по занятиям и истории оплат? IC показывает счета и балансы учеников вместе с данными о занятиях и оплатах.
Расписание, доступ преподавателей и администрирование описаны на странице программы для репетиторского центра.
Что посмотреть в демо программы для счетов и оплат
Откройте демо с готовыми данными и просмотрите список счетов, детали отдельного счёта и записи оплат. Проверьте, сможет ли ваша команда ответить на три повседневных вопроса:
- Кто ещё должен? Найдите неоплаченный остаток в списке счетов.
- Откуда взялась сумма к оплате? Откройте счёт и посмотрите занятия, скидки и предыдущий остаток.
- Что закрыл платёж? Проверьте распределение зарегистрированной оплаты по периодам.
Проверить процесс можно до ввода реальных данных центра. Начните бесплатно, когда будете готовы создать собственное рабочее пространство со своими ценами и правилами расчётов.
Следующий шаг помогут подготовить руководство по проверке демо и проверки счетов перед запуском.
Частые вопросы
Для чего репетиторскому центру программа для счетов и оплат?
Она связывает расписание занятий, счета учеников, полученные оплаты и балансы. Владелец видит задолженность по всему центру, а сотрудник может объяснить счёт по начислениям за занятия, скидкам и истории оплат.
Как посещаемость влияет на счёт?
В IC публикация расписания создаёт первоначальные счета из занятий, цен курсов и скидок. Затем сотрудники отмечают посещаемость и отдельно определяют, подлежит ли оплате пропущенное или изменённое занятие. Эти решения принимаются по правилам центра.
Как учитываются частичные оплаты?
IC регистрирует оплаты учеников и автоматически распределяет их по периодам. История показывает, что закрыл каждый платёж, а баланс счёта показывает остаток к оплате.
Как рассчитывается фиксированная скидка ученика?
В показанном процессе фиксированная сумма применяется к каждому подходящему занятию. Скидка Ноа 5 EUR на 16 занятий даёт уменьшение на 80 EUR: с 640 EUR до 560 EUR начислений за занятия.
Как связаны счета ученикам и выплаты преподавателям?
Публикация расписания также создаёт первоначальные начисления преподавателям по соответствующим ставкам. Начисления ученикам и заработок преподавателей рассчитываются отдельно, по своим ценам и ставкам. Перед выплатой проверьте выполненную работу, отмены, доплаты за посещаемость и строки ведомости. Детали приведены в расчёте выплат преподавателям.
Связанные материалы
Как проверить начисления и оплаты перед началом работы
Проверьте цену занятия, посещаемость, скидки, предыдущий баланс и поступившие платежи на одном счёте ученика. Практический чек-лист для школы.
Как отправить счёт ученику по электронной почте
Проверьте сумму, адрес получателя и реквизиты, отправьте PDF счёта и найдите результат в истории отправки.
Как настроить профили платёжных реквизитов
Создайте разные инструкции для оплаты, назначьте профиль ученику и проверьте реквизиты в PDF счёта и письме.
Как рассчитать выплаты преподавателям по занятиям
Как проверить ставки, отмены и доплаты преподавателю, сверить строки занятий и итоговую ведомость перед выплатой денег.
Как открыть репетиторский бизнес
Определите своё предложение, цены и расходы, найдите первых учеников и организуйте платные занятия. Внутри редактируемый план запуска и список проверок перед первым уроком.
Программа для расчётов с учениками: счета, оплаты и задолженность
Как учебному центру связать занятия, начисления, скидки, счета и зарегистрированные оплаты. Что проверить при выборе программы для расчётов с учениками.
Возможности программы
Расчёт преподавателям в Intelligence Cloud
Занятия и ставки связаны с начислениями в одной системе.
Проверьте, что оплачено и сколько осталось
Откройте демо с готовыми данными, чтобы просмотреть счета учеников, историю оплат и задолженность. Начните бесплатно, чтобы создать собственное рабочее пространство с ценами и правилами вашего центра.
Сравнить тарифы